Модуль «Заявления на отпуск» =============================== .. _ecos-vacation: Модуль позволяет организовать работу с заявлениями на отпуск, поступающими от сотрудников. Модуль обеспечивает создание, согласование и учет заявлений на отпуск. .. contents:: :depth: 3 Схема бизнес-процесса ---------------------- .. image:: _static/vacation/bp_scheme.png :width: 800 :align: center Роли ---- .. list-table:: :widths: 20 40 :align: center :class: tight-table * - **Инициатор** - Сотрудник компании, создающий заявление в системе. * - **Ответственный** - Сотрудник компании, согласующий заявление на отпуск. * - **Бухгалтерия** - Группа сотрудников, получающая задачу для расчета отпускных и подготовки финансовых документов. * - **Отдел HR** - Группа сотрудников, получающая задачу для учета и подготовки кадровых документов. Группы оргструктуры, в которые должны быть добавлены пользователи ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ * Бухгалтерия (vac_acc); * Отдел HR (vac_hr). Статусы -------- .. list-table:: :widths: 20 40 :align: center :class: tight-table * - **Черновик** - Заявление создано Инициатором, но не отправлено по процессу. * - **Доработка** - По итогам согласования заявление отправлено на доработку Инициатору. * - **Согласование** - Согласование заявления Ответственным лицом. * - **Оформление отпуска** - Группа бухгалтеров и отдела HR оформляют отпуск в установленном порядке. * - **Закрыт** - Отпуск оформлен. * - **Отменен** - Заявление отменено Инициатором. Журнал -------------- .. image:: _static/vacation/vacation_01.png :width: 600 :align: center Например, https://host/v2/journals?journalId=ecos-vacation-journal Журнал содержит поля: - Дата создания; - Статус; - Имя; - Инициатор. Дополнительно для включения доступна колонка **«Юридическое лицо»**. Создание карточки заявления -------------------------------- Создание заявления на отпуск в Системе возможно, как с помощью кнопки быстрого создания: .. image:: _static/vacation/vacation_02.png :width: 200 :align: center так и из журнала **«Кадровые документы - Заявления на отпуск»**: .. image:: _static/vacation/vacation_03.png :width: 600 :align: center На экране становится доступна форма создания **Заявления на отпуск**: .. image:: _static/vacation/vacation_04.png :width: 600 :align: center Поля карточки: .. list-table:: :widths: 20 40 :class: tight-table :align: center * - **Инициатор** - | заполняется автоматически пользователем, создавшим карточку. | Обязательный. Редактируемый. * - **Ответственное лицо** - | выбор пользователя из Оргструктуры. | Если в профиле Инициатора заполнено поле «Линейный руководитель», то автоматически предзаполняется его данными. | Обязательный. Заполнено * - **Юридическое лицо** - | выбор из справочника «Юридические лица». | Может быть предзаполнено. | Необязательный. Редактируемый. * - **Дата начала** - дата в формате dd.mm.yyyy. Обязательный. * - **Дата завершения** - дата в формате dd.mm.yyyy. Обязательный. * - **Примечание** - многострочный текст. Необязательный. Для отправки заявления в работу необходимо заполнить обязательные атрибуты на форме создания и нажать кнопку **«Отправить на согласование»**. Обязательные для заполнения атрибуты отмечены знаком **«*»**. При отсутствии возможности заполнить все обязательные атрибуты заявление может быть сохранено в статусе **«Черновик»**. Для этого необходимо нажать **«Сохранить»**. Впоследствии черновик может быть отредактирован, сохранен повторно или после заполнения обязательных атрибутов отправлен на согласование. Все созданные в Системе заявления (включая в статусе «Черновик») отображаются в журнале **«Заявления на отпуск»**. В случае нажатия кнопки **«Отменить»** форма создания закрывается без сохранения заявления в Системе. Карточка заявления на отпуск с виджетами ------------------------------------------- После первого сохранения или отправки в работу карточка отображается в соответствии с действующими настройками страницы данного типа. .. image:: _static/vacation/vacation_05.png :width: 600 :align: center Заголовок карточки строится следующим образом: **«Отпуск <Фамилия И.О.> <Дата начала>-<Дата завершения>»** Стандартный дашборд карточки Заявления на отпуск имеет вкладки: - **«Основное»**. Виджеты на ней расположены в две колонки: * Колонка 1 (широкая): - «Мои задачи»; - «Свойства»; - «Комментарии». * Колонка 2 (узкая): - «Статус»; - «Все задачи»; - «Действия»; - «Связи документа». - **«История»**. Одна колонка с виджетом **«История событий»**, расположенным во всю ширину. Основные виджеты карточки и их назначение: - **«Мои задачи»** служит для отображения текущего действия задачи по данному документу у просматривающего его пользователя и варианты их завершения. - **«Свойства»** предназначен для отображения атрибутов карточки и их значений. - **«Комментарии»** - общий комментарий. Предназначен для ввода и отображения истории ввода комментариев для задачи в целом. Является инструментом обратной связи в цикле обработки выявленных отклонений. - **«Статус»** отображает текущий статус документа (определяется системой автоматически, не доступен для редактирования пользователем). - **«Все задачи»** служит для отображения задач по данному документу и их исполнителей. - **«Действия»** содержит перечень доступных действий с документом на данном статусе. - **«Связи документа»** используется для установки связей данного документа с другими в системе и отображения установленных связей. - **«История»** служит для отображения событий таких, как создание, обновление, смена статуса документа с фиксацией даты и времени их происшествия, участников и комментариев. Подробно о :ref:`виджетах`. Работа с заявлением на различных статусах ---------------------------------------------- Перейти к заявлению в любом статусе можно одним из трех способов: - открыв задачу в Журнале **«Активные задачи»**; - открыв документ в Журнале **«Кадровые документы - Заявления на отпуск»**; - перейдя по ссылке из полученного уведомления. Подробно о :ref:`задачах`. Согласование ~~~~~~~~~~~~~~~ Задача **«Согласование ответственным»** назначается выбранному в карточке заявления Ответственному лицу. В статусе **«Согласование»** доступны следующие варианты завершения задачи: .. image:: _static/vacation/vacation_07.png :width: 600 :align: center - **«На доработку»** - отправить Инициатору на доработку, если в заявлении есть спорные вопросы. Внесите комментарий. Заявление переходит в статус **«Доработка»**. Инициатору заявления будет отправлено уведомление. - **«Согласовать»** - Заявление переходит в статус **«Оформление отпуска»**. На исполнителей параллельно назначаются следующие задачи: * **Оформление отпуска** - на группу Бухгалтеров. Срок выполнения задачи - 5 дней до наступления отпуска. * **Уведомление отдела HR** - на группу HR. Срок выполнения задачи - 5 дней до наступления отпуска. Доработка ~~~~~~~~~~~ Доработка заявления доступна Инициатору. В статусе **«Доработка»** Инициатору доступны следующие варианты завершения задачи: .. image:: _static/vacation/vacation_08.png :width: 600 :align: center Инициатор изучает замечания, оставленные Согласующим в поле **Комментарий**, оценивает целесообразность доработки заявления. Используя действия **«Редактировать свойства»**, вносит изменения и выносит решение: - **«Отменить»** - если доработка заявления оказывается нецелесообразной. Внесите комментарий. Заявление переходит в статус **«Отменен»**. - **«Вернуть на согласование»** - если Инициатор внес изменения в заявление. Заявление переходит в статус **«Согласование»**. Исполнителю задачи будет отправлено уведомление. Оформление отпуска ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ .. note:: В задачах **«Оформление отпуска»** и **«Уведомление отдела HR»** выставлен срок исполнения - за 5 дней до наступления отпуска. Группа бухгалтеров """"""""""""""""""" Задача **«Оформление отпуска»** назначается на группу бухгалтеров для подготовки финансовых документов. В статусе **«Оформление отпуска»** доступен единственный вариант завершения задачи: .. image:: _static/vacation/vacation_12.png :width: 600 :align: center - **«Отпуск оформлен»** - финансовые документы подготовлены. Отдел HR """"""""" Задача **«Уведомление отдела HR»** назначается на группу HR-специалистов для подготовки кадровых документов. В статусе **«Оформление отпуска»** доступен единственный вариант завершения задачи: .. image:: _static/vacation/vacation_13.png :width: 600 :align: center - **«Уведомлен»** - кадровые документы подготовлены. Заявление переходит в статус **«Закрыт»**, когда обе задачи выполнены. Уведомления -------------- Стандартные уведомления о назначении задачи. Например: .. list-table:: :widths: 20 20 :align: center * - | .. image:: _static/vacation/notification_01.png :width: 350 :align: center - | .. image:: _static/vacation/notification_02.png :width: 350 :align: center Создать поручение ------------------ Cоздать поручение можно из карточки документа, выбрав действие **«Создать поручение»**. См. подробно :ref:`Создание поручения из карточки`