Модуль «Заявления на отпуск»

Модуль позволяет организовать работу с заявлениями на отпуск, поступающими от сотрудников. Модуль обеспечивает создание, согласование и учет заявлений на отпуск.

Роли 

Инициатор	Сотрудник компании, создающий заявление в системе.
Ответственный	Сотрудник компании, согласующий заявление на отпуск.
Бухгалтерия	Группа сотрудников, получающая задачу для расчета отпускных и подготовки финансовых документов.
Отдел HR	Группа сотрудников, получающая задачу для учета и подготовки кадровых документов.

Группы оргструктуры, в которые должны быть добавлены пользователи 

Бухгалтерия (vac_acc);

Отдел HR (vac_hr).

Статусы 

Черновик	Заявление создано Инициатором, но не отправлено по процессу.
Доработка	По итогам согласования заявление отправлено на доработку Инициатору.
Согласование	Согласование заявления Ответственным лицом.
Оформление отпуска	Группа бухгалтеров и отдела HR оформляют отпуск в установленном порядке.
Закрыт	Отпуск оформлен.
Отменен	Заявление отменено Инициатором.

Журнал 

Например, https://host/v2/journals?journalId=ecos-vacation-journal

Журнал содержит поля:

Дата создания;

Статус;

Имя;

Инициатор.

Дополнительно для включения доступна колонка «Юридическое лицо».

Создание карточки заявления 

Создание заявления на отпуск в Системе возможно, как с помощью кнопки быстрого создания:

так и из журнала «Кадровые документы - Заявления на отпуск»:

На экране становится доступна форма создания Заявления на отпуск:

Поля карточки:

Инициатор	заполняется автоматически пользователем, создавшим карточку. Обязательный. Редактируемый.
Ответственное лицо	выбор пользователя из Оргструктуры. Если в профиле Инициатора заполнено поле «Линейный руководитель», то автоматически предзаполняется его данными. Обязательный. Заполнено
Юридическое лицо	выбор из справочника «Юридические лица». Может быть предзаполнено. Необязательный. Редактируемый.
Дата начала	дата в формате dd.mm.yyyy. Обязательный.
Дата завершения	дата в формате dd.mm.yyyy. Обязательный.
Примечание	многострочный текст. Необязательный.

Для отправки заявления в работу необходимо заполнить обязательные атрибуты на форме создания и нажать кнопку «Отправить на согласование». Обязательные для заполнения атрибуты отмечены знаком «*».

При отсутствии возможности заполнить все обязательные атрибуты заявление может быть сохранено в статусе «Черновик». Для этого необходимо нажать «Сохранить». Впоследствии черновик может быть отредактирован, сохранен повторно или после заполнения обязательных атрибутов отправлен на согласование.

Все созданные в Системе заявления (включая в статусе «Черновик») отображаются в журнале «Заявления на отпуск».

В случае нажатия кнопки «Отменить» форма создания закрывается без сохранения заявления в Системе.

Карточка заявления на отпуск с виджетами 

После первого сохранения или отправки в работу карточка отображается в соответствии с действующими настройками страницы данного типа.

Заголовок карточки строится следующим образом: «Отпуск <Фамилия И.О.> <Дата начала>-<Дата завершения>»

Стандартный дашборд карточки Заявления на отпуск имеет вкладки:

«Основное». Виджеты на ней расположены в две колонки:
- Колонка 1 (широкая):
  - «Мои задачи»;
  - «Свойства»;
  - «Комментарии».
- Колонка 2 (узкая):
  - «Статус»;
  - «Все задачи»;
  - «Действия»;
  - «Связи документа».
«История». Одна колонка с виджетом «История событий», расположенным во всю ширину.

Основные виджеты карточки и их назначение:

«Мои задачи» служит для отображения текущего действия задачи по данному документу у просматривающего его пользователя и варианты их завершения.

«Свойства» предназначен для отображения атрибутов карточки и их значений.

«Комментарии» - общий комментарий. Предназначен для ввода и отображения истории ввода комментариев для задачи в целом. Является инструментом обратной связи в цикле обработки выявленных отклонений.

«Статус» отображает текущий статус документа (определяется системой автоматически, не доступен для редактирования пользователем).

«Все задачи» служит для отображения задач по данному документу и их исполнителей.

«Действия» содержит перечень доступных действий с документом на данном статусе.

«Связи документа» используется для установки связей данного документа с другими в системе и отображения установленных связей.

«История» служит для отображения событий таких, как создание, обновление, смена статуса документа с фиксацией даты и времени их происшествия, участников и комментариев.

Подробно о виджетах.

Работа с заявлением на различных статусах 

Перейти к заявлению в любом статусе можно одним из трех способов:

открыв задачу в Журнале «Активные задачи»;

открыв документ в Журнале «Кадровые документы - Заявления на отпуск»;

перейдя по ссылке из полученного уведомления.

Подробно о задачах.

Согласование 

Задача «Согласование ответственным» назначается выбранному в карточке заявления Ответственному лицу.

В статусе «Согласование» доступны следующие варианты завершения задачи:

«На доработку» - отправить Инициатору на доработку, если в заявлении есть спорные вопросы. Внесите комментарий. Заявление переходит в статус «Доработка». Инициатору заявления будет отправлено уведомление.
«Согласовать» - Заявление переходит в статус «Оформление отпуска». На исполнителей параллельно назначаются следующие задачи:
- Оформление отпуска - на группу Бухгалтеров. Срок выполнения задачи - 5 дней до наступления отпуска.
- Уведомление отдела HR - на группу HR. Срок выполнения задачи - 5 дней до наступления отпуска.

Доработка 

Доработка заявления доступна Инициатору.

В статусе «Доработка» Инициатору доступны следующие варианты завершения задачи:

Инициатор изучает замечания, оставленные Согласующим в поле Комментарий, оценивает целесообразность доработки заявления. Используя действия «Редактировать свойства», вносит изменения и выносит решение:

«Отменить» - если доработка заявления оказывается нецелесообразной. Внесите комментарий. Заявление переходит в статус «Отменен».

«Вернуть на согласование» - если Инициатор внес изменения в заявление. Заявление переходит в статус «Согласование». Исполнителю задачи будет отправлено уведомление.

Оформление отпуска 

Примечание

В задачах «Оформление отпуска» и «Уведомление отдела HR» выставлен срок исполнения - за 5 дней до наступления отпуска.

Группа бухгалтеров

Задача «Оформление отпуска» назначается на группу бухгалтеров для подготовки финансовых документов. В статусе «Оформление отпуска» доступен единственный вариант завершения задачи:

«Отпуск оформлен» - финансовые документы подготовлены.

Отдел HR

Задача «Уведомление отдела HR» назначается на группу HR-специалистов для подготовки кадровых документов. В статусе «Оформление отпуска» доступен единственный вариант завершения задачи:

«Уведомлен» - кадровые документы подготовлены.

Заявление переходит в статус «Закрыт», когда обе задачи выполнены.

Уведомления 

Стандартные уведомления о назначении задачи. Например:

Создать поручение 

Cоздать поручение можно из карточки документа, выбрав действие «Создать поручение». См. подробно Создание поручения из карточки