Модуль «Исходящие документы» ============================================== .. _ecos-outdoc: Модуль предназначен для автоматизации процесса работы с исходящими документами: согласование, подписание, регистрация, отправка. .. contents:: :depth: 3 Схема бизнес-процесса ---------------------- .. image:: _static/out_doc/bp.png :width: 600 :align: center Роли ---- .. list-table:: :widths: 20 40 :align: center :class: tight-table * - **Исполнитель** - Сотрудник, создающий документ в системе. * - **Согласующий** - Сотрудники, согласующие документ. * - **Подписант** - Сотрудник, подписывающий документ. * - **Бухгалтерия** - Сотрудники бухгалтерии, регистрирующие документ. Группы оргструктуры, в которые должны быть добавлены пользователи ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ * Бухгалтерия * Технолог Исходящих Статусы -------- .. list-table:: :widths: 20 40 :align: center :class: tight-table * - **Черновик** - Документ создан Исполнителем, но не отправлен по процессу * - **Доработка** - По итогам согласования или подписания документ отправлен на доработку Исполнителю. * - **Согласование** - Согласование документа сотрудником, выбранным в карточке на этапе создания документа. * - **На подписании** - Подписание документа сотрудником, выбранным в карточке на этапе создания документа. * - **Сканирование TBD** - Регистрация документа. * - **Отправка** - Исполнитель отмечает в карточке факт отправки документа адресату. * - **Действует** - Документ зарегистрирован. * - **Аннулирован** - Отправка документа не целесообразна Документ аннулирован. В каком рабочем пространстве доступен --------------------------------------- Модуль доступен в :ref:`рабочем пространстве` **Делопроизводство**. Журнал -------------- .. image:: _static/out_doc/out_0.png :width: 700 :align: center Создание Исходящего документа ------------------------------- Создание исходящего документа возможно, как с помощью кнопки быстрого создания: .. image:: _static/out_doc/out_1.png :width: 450 :align: center или из журнала **«Исходящие документы»**: .. image:: _static/out_doc/out_2.png :width: 700 :align: center На экране становится доступна форма создания **Исходящего документа**: .. image:: _static/out_doc/out_3.png :width: 600 :align: center В разделе **«Реквизиты документы»** выберите тип документа из представленных: - Отчетный; - Письмо; - Разное; - Бухгалтерский. **Дата создания** заполняется автоматически текущей датой. Обязательно выберите **корреспондента** из справочника «Контрагенты». Загрузите файл в секцию **содержимое**. Укажите **юридическое лицо, вид доставки** и **краткое содержание**, код **дела** - из справочника Номенклатура дел. При необходимости укажите связь **с входящим документом, количество листов** и **количество листов приложений, примечание**. В разделе **«Обработка документа»** выберите **Согласующего** и **Подписанта** из Оргструктуры (можно выбрать только одного сотрудника). **Исполнитель** по умолчанию заполняется автоматически на основе данных пользователя, создающего РКК. Может быть отредактировано по кнопке **«Изменить»**. .. note:: **Регистрационный номер** будет задан на этапе Регистрация после подписания. Для отправки документа в работу нажмите кнопку **«Создать»**. Задача **«Согласование»** назначается на выбранного в карточке согласующего. Согласующему направляется уведомление. При отсутствии возможности заполнить все обязательные атрибуты документ может быть сохранен в статусе **«Черновик»**. Для этого необходимо нажать **«Сохранить»**. Впоследствии черновик может быть отредактирован, сохранен повторно или после заполнения обязательных атрибутов отправлен в работу. Все созданные в Системе документы (включая и в статусе «Черновик») отображаются в журнале **«Корреспонденция - Исходящие документы»**. В случае нажатия кнопки **«Отмена»** форма создания закрывается без сохранения документа в Системе. Карточка Исходящего документа с виджетами ------------------------------------------ .. image:: _static/out_doc/out_4.png :width: 600 :align: center Подробно о :ref:`виджетах`. Работа с Исходящим документом на различных статусах ----------------------------------------------------- Перейти к Исходящему документу в любом статусе можно одним из трех способов: - открыв задачу в Журнале **«Текущие задачи»**; - открыв документ в Журнале **«Исходящие документы»**; - перейдя по ссылке из полученного уведомления. Подробно о :ref:`задачах`. Согласование ~~~~~~~~~~~~~~~ Документ согласует **сотрудник**, выбранный в карточке на этапе создания документа. В статусе **«Согласование»** доступны следующие варианты завершения задачи: .. image:: _static/out_doc/out_5.png :width: 600 :align: center - **«На доработку»** - отправить **Исполнителю** на доработку. Внесите комментарий. Документ перейдет в статус **«Доработка»**. Исполнителю документа будет отправлено уведомление. - **«Согласовать»** - Документ переходит дальше по бизнес-процессу. Задача **«Подписание»** назначается на выбранного в карточке подписанта. Подписанту направляется уведомление. Подписание ~~~~~~~~~~~ Документ подписывает **сотрудник**, выбранный в карточке на этапе создания документа. В статусе **«Подписание»** доступны следующие варианты завершения задачи: .. image:: _static/out_doc/out_6.png :width: 600 :align: center - **«На доработку»** - отправить Исполнителю на доработку. Внесите комментарий. Документ перейдет в статус **«Доработка»**. Исполнителю документа будет отправлено уведомление. - **«Подписать»** - Документ переходит дальше по бизнес-процессу. Задача **«Сканирование»** назначается на группу Бухгалтерия. Подписанту направляется уведомление. Доработка ~~~~~~~~~~~ Доработка документа доступна **Исполнителю**. В статусе **«Доработка»** у Исполнителя есть следующие варианты завершения задачи: .. image:: _static/out_doc/out_7.png :width: 600 :align: center Исполнитель вносит в документ изменения по замечаниям, оставленным Согласующим или Подписантом, используя действия **«Редактировать свойства»** и **«Редактировать документ»**, и нажимает **«Доработан»**. Так же можно указать комментарий в поле **«Комментарий»**. Документ возвращается на тот статус, с которого был отправлен на доработку - **«Согласование», «На подписании»**. Сканирование ~~~~~~~~~~~~ Документ регистрирует **сотрудник Бухгалтерии**. В статусе **«Сканирование»** документу необходимо присвоить **регистрационный номер** и **дату регистрации** автоматически или вручную. .. image:: _static/out_doc/out_8.png :width: 600 :align: center При выставленном чекбоксе **«Генерировать»** номер документу будет присвоен автоматически. По умолчанию документ будет зарегистрирован текущей датой. Для выбора другой даты выставите чекбокс **«Зарегистрировать другой датой»** и укажите дату: .. image:: _static/out_doc/out_9.png :width: 300 :align: center При выставленном чекбоксе **«Генерировать»** номер документу будет присвоен автоматически. Для присвоения номера вручную снимите чекбокс и укажите номер: .. image:: _static/out_doc/out_10.png :width: 300 :align: center Нажмите **«Зарегистрировать»**. Документ переходит дальше по бизнес-процессу. Задача **«Отправка»** назначается на Исполнителя. Исполнителю направляется уведомление. Отправка ~~~~~~~~~~~ Отправка документа доступна **Исполнителю**. **Исполнитель** отправляет документ, и для завершения задачи нажимает **«Отправлено»**: .. image:: _static/out_doc/out_11.png :width: 600 :align: center Документ перейдет в финальный статус **«Исполнен»**. Действия с Исходящим документом --------------------------------- .. image:: _static/out_doc/out_12.png :width: 250 :align: center Аннулировать ~~~~~~~~~~~~~ Если отправка документа не целесообразна, то на статусах **«Согласование», «Подписание», «Доработка»** документ может быт аннулирован по действию **«Аннулировать»**. Действие необходимо подтвердить: .. image:: _static/out_doc/out_13.png :width: 300 :align: center Редактировать документ ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ По действию **«Редактировать документ»** для вложенных и сформированных по шаблону документов формата MS Office доступно редактирование в OnlyOffice. См. подробно :ref:`Редактирование документа в Onlyoffice` Создать поручение ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Cоздать поручение можно из карточки документа, выбрав действие **«Создать поручение»**. См. подробно :ref:`Создание поручения из карточки`