Модуль «Совещания» ==================== .. _ecos-meetings: Модуль предназначен для планирования, управления и проведения совещаний: ведение повестки и протокола. .. contents:: :depth: 3 В составе процесса представлены следующие документы: .. list-table:: :widths: 10 40 :align: center :class: tight-table * - **Совещание** - Документ, аккумулирующий в себе всю информацию по процессу. * - **Повестка** - Документ с информацией о повестке совещания. * - **Вопрос встречи** - Представляет вопрос, включаемый в повестку и требуемый решения. * - **Протокол встречи** - Документ с информацией о протоколе совещания, содержит список решений. * - **Решение** - Представляет решение, обозначенных в повестке, вопросов. Схема бизнес-процесса ---------------------- Совещание ~~~~~~~~~~ .. image:: _static/meetings/meet_1.png :width: 600 :align: center Решение ~~~~~~~~~ .. image:: _static/meetings/meet_4.png :width: 600 :align: center Роли ---- .. list-table:: :widths: 10 40 :align: center :class: tight-table * - **Инициатор** - Сотрудник, организующий совещание. * - **Получатели** - Сотрудники, ознакамливающиеся с повесткой совещания. * - **Согласующие** - Сотрудники, согласующие протокол. * - **Исполнители** - Сотрудники, исполняющие решение по совещанию. * - **Проверяющие** - Сотрудники, проверяющие исполнение решения по совещанию. Статусы -------- .. list-table:: :widths: 20 60 :align: center :class: tight-table * - **Новый** - Инициатор создал совещание и документ «Повестка», и заполнил его вопросами для обсуждения. * - **Подготовка к ознакомлению** - Инициатор назначает лица для ознакомления. На основе этой информации составляются задачи ознакомления. * - **На ознакомлении** - Назначенным лицам поступает задача ознакомления, в ходе которой просматриваются вопросы повестки, и подтверждается ознакомление. * - **Ознакомление завершено** - Автоматический статус, когда все лица, назначенные для ознакомления, подтвердили осведомленность, но время проведения совещания еще не наступило. * - **Совещание проведено** - По наступлению времени совещания (вне зависимости от того все ли ознакомились) на Инициатора автоматически назначается задача создания протокола совещания. В протоколе обозначаются решения поставленных вопросов. * - **Подготовка к согласованию** - Инициатор назначает лица, которые будут согласовывать протокол. Назначаются от 1 до 3 согласующих. * - **На согласовании** - Назначенным лицам поступает последовательно поступает задача, целью которой является просмотр протокола на корректность его составления и выражения согласия с ним. * - **Доработка протокола** - Протокол отпправлен Инициатору на доработку. * - **Протокол согласован** - | Задача поступает на Инициатора, но основная часть ее исполнения перекладывается на обозначенные в протоколе Решения. | Инициатор должен перейти в документ каждого из решений и запустить процесс их исполнения, а затем из основного документа (Совещание) контролировать достижения исполнения решений. Когда все решения будут в статусах успешного исполнения или отмены, появится возможность закрытия задачи. * - **Исполнение решений** - Исполнитель выполняет свою задачу по Решению и подтверждает готовность. * - **Проверка исполнения** - Все решения в статусах «Проверено» или «Отменено». * - **Закрыто** - Финальный статус работы с совещанием. В каком рабочем пространстве доступен --------------------------------------- Модуль доступен в :ref:`рабочем пространстве` **Делопроизводство**. Журнал ------ .. image:: _static/meetings/meet_5.png :width: 700 :align: center Карточка совещания с виджетами ------------------------------ .. image:: _static/meetings/meet_6.png :width: 600 :align: center Подробно о :ref:`виджетах`. Процесс работы с совещанием ---------------------------- Шаг 1. Создание совещания, повестки к совещанию ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Создание возможно, как с помощью кнопки быстрого создания: .. image:: _static/meetings/meet_8.png :width: 450 :align: center так и из журнала **«Совещания»**: .. image:: _static/meetings/meet_9.png :width: 700 :align: center На экране становится доступна форма создания Совещания: .. image:: _static/meetings/meet_10.png :width: 600 :align: center Заполните обязательные поля, отмеченные * и нажмите **«Создать»**. Статус совещания становится **«Новый»**. Система создает задачу **«Создание повестки»**, которая назначается Инициатору. Перейти к совещанию в любом статусе можно одним из трех способов: - открыв задачу в Журнале **«Текущие задачи»**; - открыв совещание в Журнале **«Совещания»**; - перейдя по ссылке из полученного уведомления. Подробно о :ref:`задачах`. Шаг 2. Создание повестки к совещанию ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ В отдельной вкладке открывается карточка Совещания: .. image:: _static/meetings/meet_11.png :width: 600 :align: center Нажмите **«Создать»**. В форме добавьте **докладчиков**, укажите **вопрос** для обсуждения, нажмите **«Принять»** для сохранения. .. image:: _static/meetings/meet_13.png :width: 600 :align: center К повестке может быть добавлено несколько вопросов. .. image:: _static/meetings/meet_14.png :width: 600 :align: center Так же можно изменить **дату/время встречи**, список **участников**. Для сохранения повестки нажмите **«Принять»**. Для выполнения задачи в виджете **«Мои задачи»** нажмите **«Повестка создана»**. .. image:: _static/meetings/meet_15.png :width: 600 :align: center Статус совещания становится **«Подготовка к ознакомлению»**. Шаг 3. Рассылка на ознакомление ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Система создает задачу **«Подготовка к ознакомлению»**, которая назначается Инициатору. В отдельной вкладке открывается карточка Совещания: .. image:: _static/meetings/meet_16.png :width: 600 :align: center Вы можете добавить **Получателей** (тех, кто должен ознакомиться с повесткой к совещанию) по кнопке **«Добавить»**, указать сообщение при необходимости, для выполнения задачи нажмите **«Отправить на ознакомление»**. Статус совещания становится **«На ознакомлении»**. Шаг 4. Ознакомление ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Выбранным на **шаге 1, 3** **Получателям**, поступает задача ознакомления, в ходе которой просматриваются вопросы повестки, созданной на **шаге 1**, и подтверждается ознакомление. В отдельной вкладке открывается карточка Совещания: .. image:: _static/meetings/meet_17.png :width: 600 :align: center Для подробного просмотра вопросов повестки совещания нажмите на иконку глаза. .. image:: _static/meetings/meet_18.png :width: 600 :align: center Для выполнения задачи нажмите **«Ознакомлен»**. Когда все **Получатели** подтвердят ознакомление, и время проведения совещания еще не наступит, статус совещания автоматически изменится на **«Ознакомление завершено»**. Шаг 5. Создание протокола ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ По наступлению времени совещания (вне зависимости от того, все ли участники ознакомились) на **Инициатора** назначается задача создания протокола совещания по аналогии с повесткой из **шага 1**. В протоколе обозначаются решения поставленных вопросов. Статус совещания становится **«Совещание проведено»**. В отдельной вкладке открывается карточка Совещания: .. image:: _static/meetings/meet_19.png :width: 600 :align: center Выбранные на **шаге 1, 3** получатели автоматически указаны в **Фактических участниках**, в список можно дополнительно добавить участников. Для перевода участников в **Отсутствовали** нажмите: .. image:: _static/meetings/meet_20.png :width: 600 :align: center Нажмите **«Создать»** для добавления решений по вопросам, которые обсуждались на совещании. Выберите **вопрос** из списка, и укажите по нему **решение**: .. image:: _static/meetings/meet_24.png :width: 600 :align: center Для сохранения решения по вопросу нажмите **«Принять»**. Для выполнения задачи в виджете **«Мои задачи»** нажмите **«Создать протокол»**. .. image:: _static/meetings/meet_26.png :width: 600 :align: center Статус совещания становится **«Подготовка к согласованию»**. Шаг 6. Назначение на согласование ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Система создает задачу **«Назначение на согласование»**, которая назначается **Инициатору**. В отдельной вкладке открывается карточка Совещания: .. image:: _static/meetings/meet_27.png :width: 600 :align: center Согласование можно пропустить, нажав **«Пропустить согласование»**. Статус совещания становится **«Протокол согласован»**. Или выберите **Согласующих** протокол (может быть назначено максимально 3 этапа) по кнопке **«Выбрать»**, укажите **сообщение** при необходимости, и для выполнения задачи нажмите **«Начать согласование»**. .. image:: _static/meetings/meet_25.png :width: 600 :align: center Статус совещания становится **«На согласовании»**. Согласование """"""""""""" На выбранных на предыдущем шаге **Согласующих** последовательно назначается задача , целью которой является просмотр протокола на корректность его составления и выражения согласия с ним. Для завершения задачи доступны следующие варианты : .. image:: _static/meetings/meet_28.png :width: 600 :align: center - **«На доработку»** - отправить Инициатору на доработку. Внесите комментарий. Протокол перейдет в статус **«Доработка протокола»**. Задача **«Доработка»** назначается на Инициатора. Инициатору будет отправлено уведомление. - **«Согласовано»** - протокол переходит дальше по бизнес-процессу в статусе **«Протокол согласован»**. Задача **«Решение об исполнении»** назначается на Инициатора. Инициатору будет отправлено уведомление. Для подробного просмотра повестки и решения повестки совещания перейдите в виджет **«Свойства»**: .. image:: _static/meetings/meet_28_1.png :width: 600 :align: center Доработка протокола """""""""""""""""""" Доработка протокола доступна **Инициатору**. .. image:: _static/meetings/meet_34.png :width: 600 :align: center Инициатор переходит в виджет **«Свойства»**, редактирует необходимые поля. .. image:: _static/meetings/meet_35.png :width: 600 :align: center И для завершения задачи нажимает **«Исправлено»**. Так же можно указать комментарий в поле **«Комментарий после исправления»**. Протокол возвращается на согласование. Шаг 7. Решение об исполнении ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ .. _decision_do: Задача **«Решение об исполнении»** поступает на **Инициатора**, но основная часть ее исполнения перекладывается на обозначенные в протоколе **Решения**. Каждое вынесенное по итогам совещания **Решение** может проходить отдельный маршрут исполнения и проверки. Инициатор следит за исполнением решений и закрывает задачу по достижении всех результатов исполнений. В отдельной вкладке открывается карточка Совещания: .. image:: _static/meetings/meet_29.png :width: 600 :align: center Исполнение решения можно пропустить, нажав **«Пропустить исполнение»**. Статус совещания становится **«Проверка исполнения»**. И на **Инициатора** назначается задача :ref:`«Закрытие»`. Или нажмите **«На исполнение»**: - Если по решению нет необходимости исполнения, то нажмите **«Не исполнять»**. - Если необходимо исполнение решения, то выберите **Исполнителей**, которые будут выполнять соответствующую задачу для данного Решения, **Срок исполнения** и **Срок проверки**, укажите сообщение при необходимости и для выполнения задачи нажмите **«Начать согласование»**. **Проверяющим** по умолчанию указан Инициатор, может быть изменен. .. image:: _static/meetings/meet_30.png :width: 600 :align: center Для отправки решения нажмите **«Создать поручение»**. Статус совещания становится **«Исполнение решений»**. Задача **«Исполнение»** назначается на выбранного Исполнителя. Исполнение """"""""""" **Исполнитель** просматривает вопрос и его решение, до конца установленного срока выполняет свою задачу и подтверждает готовность (при необходимости оставляет комментарий): .. image:: _static/meetings/meet_31.png :width: 600 :align: center Для выполнения задачи нажимает **«Исполнено»**. В случае выхода за пределы срока, задача закрывается и считается неисполненной. Проверка """"""""" Если задача выполнена **Исполнителем**, то далее на **Проверяющего** назначается ее проверка: .. image:: _static/meetings/meet_32.png :width: 600 :align: center После проверки исполнения **Проверяющий** выносит вердикт: - одобрение по кнопке **«Проверено»**, статус Решения становится **«Проверено»**. - отклонение по кнопке **«Отклонено»** с обязательным вводом комментария. На **Проверяющего** будет назначена задача **«Повторное исполнение»**. Повторное исполнение """""""""""""""""""""" Задача назначается на **Инициатора**: .. image:: _static/meetings/meet_33.png :width: 600 :align: center **Инициатор** решает на основе полученных комментариев: - отправить решение на повторное исполнение по кнопке **«Повторное исполнение»** с возможным назначением иных лиц и сроков. Порядок действий аналогичен шагу :ref:`Решение об исполнении`. - отказаться от исполнения совсем по кнопке **«Отменить»**. Статус Решения становится **«Отменено»**. Шаг 8. Закрытие ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ .. _decision_сlose: Когда все решения будут в статусах **«Проверено»** или **«Отменено»**, появится возможность закрытия задачи. Задача назначается на **Инициатора**: .. image:: _static/meetings/meet_36.png :width: 600 :align: center Для выполнения задачи нажимает **«Закрыть»**. Статус совещания становится **«Закрыто»**.