.. _ecos-contract: Модуль «Договоры» ====================== Модуль предназначен для учета и согласования бумажных договоров, и документов, связанных с договорами. .. contents:: :depth: 3 Схема бизнес-процесса ---------------------- .. image:: _static/contract/bp.png :width: 800 :align: center Использование DMN для выбора этапа согласования и согласующих ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ В BMPN процесс добавлена :ref:`DMN таблица-решение`, в которой указываются этапы согласования и согласующий на данном этапе. .. image:: _static/contract/bp_dmn.png :width: 800 :align: center Данные таблицы DMN **ecos-contract-approval-stages**: .. image:: _static/contract/dmn_table.png :width: 600 :align: center В бизнес-процессе последовательно берется каждый **этап согласования** из таблицы и назначается задача на **согласующего**, указанного в DMN. При необходимости, можно изменить DMN таблицу - указать еще этапы и согласующих. См. :ref:`пример работы с группами и пользователями` в таблице-решении DMN. Роли ---- .. list-table:: :widths: 20 40 :align: center :class: tight-table * - **Инициатор** - Сотрудник компании, создающий договор в системе * - **Бухгалтер** - Бухгалтер компании, согласующий договор * - **Директор** - Генеральный директор компании, согласующий и подписывающий договор * - **Делопроизводитель** - Сотрудник компании, отвечающий за делопроизводство, сканирующий подписанный контрагентом договор. * - **Технолог** - Сотрудник компании, обладающий правами на изменение данных полей карточки. Группы оргструктуры, в которые должны быть добавлены пользователи ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ * Аудитор * Технолог (Договоры) * Директор * Делопроизводители * Бухгалтер * Юристы Статусы -------- .. list-table:: :widths: 20 40 :align: center :class: tight-table * - **Черновик** - Договор создан Инициатором, но не отправлен по процессу * - **Удален** - Договор удален. * - **Согласование** - Согласование договора бухгалтером, директором * - **Доработка** - По итогам согласования договор отправлен на доработку Инициатору * - **Подписание** - Договор находится на подписании у директора. * - **Подписание контрагентом** - Договор подписан контрагентом на бумажном носителе. За контрагента в системе подписывает Инициатор. * - **Сканирование** - Делопроизводитель сканирует бумажный договор, подписанный обеими сторонами, и вкладывает его в карточку . * - **Действует** - Договор вступил в силу. * - **Аннулирован** - Инициатор аннулировал договор. * - **Запрос на Аннулирование** - По договору Инициатору направлен запрос на аннулирование в процессе согласования, подписания, доработки. * - **Архив** - Договор автоматически переходит в данный статус, когда срок действия договора, указанный в карточке, завершается. В каком рабочем пространстве доступен --------------------------------------- Модуль доступен в :ref:`рабочем пространстве` **Договоры**. Журнал -------- .. image:: _static/contract/contract_1.png :width: 700 :align: center Создание договора ------------------ Создание договора возможно как с помощью кнопки быстрого создания: .. image:: _static/contract/contract_2.png :width: 450 :align: center или из журнала **«Договоры»**: .. image:: _static/contract/contract_3.png :width: 700 :align: center На экране становится доступна форма создания Договора: .. image:: _static/contract/contract_4.png :width: 600 :align: center Обязательные поля карточки: - Юридическое лицо; - Контрагент; - Договор с; - Вид договора; - Валюта; - Содержимое; - Подписант; - Инициатор (автоматически заполняется пользователем, создающим карточку, может быть изменено). Для отправки Договора в работу необходимо заполнить обязательные атрибуты на форме создания, добавить файл и нажать кнопку **«Создать»**. Обязательные для заполнения атрибуты отмечены знаком **«*»**. По умолчанию **Дата договора** равна дате создания, **Срок действия** = **Дата договора** + 1 год. Могут быть изменены. При выставленном чекбоксе **«Сгенерировать из шаблона»** файл-вложение будет сгенерирован по шаблону на основании введенных данных. При отсутствии возможности заполнить все обязательные атрибуты Договор может быть сохранен в статусе **«Черновик»**. Для этого необходимо нажать **«Сохранить»**. Впоследствии черновик договора может быть отредактирован, сохранен повторно или после заполнения обязательных атрибутов отправлен в работу. Все созданные в Системе договоры (включая договоры в статусе «Черновик») отображаются в журнале **«Договоры»**. В случае нажатия кнопки **«Отмена»** форма создания закрывается без сохранения договора в Системе. Карточка Договора с виджетами ------------------------------- .. image:: _static/contract/contract_13.png :width: 600 :align: center Подробно о :ref:`виджетах`. Работа с договором на различных статусах ------------------------------------------ .. _contract_process: Перейти к Договору в любом статусе можно одним из трех способов: - открыв задачу в Журнале **«Текущие задачи»**; - открыв Договор в Журнале **«Договоры»**; - перейдя по ссылке из полученного уведомления. После выполнения задача перейдет в **Завершенные задачи**. Подробно о :ref:`задачах`. Согласование ~~~~~~~~~~~~~~~ Договор последовательно согласуют **Бухгалтер**, **Директор**. В статусе **«Согласование»** доступны следующие варианты завершения задачи: .. figure:: _static/contract/contract_5.png :width: 600 :align: center Согласование бухгалтером .. figure:: _static/contract/contract_6.png :width: 600 :align: center Согласование директором - **«Аннулировать»** - если согласование Договора оказывается нецелесообразным. Договор переходит в статус **«Аннулирован»**. - **«На доработку»** - отправить Инициатору на доработку, если в Договоре есть спорные вопросы. Внесите комментарий. Договор перейдет в статус **«Доработка»**. Инициатору договора будет отправлено уведомление. - **«Согласовать»** - Договор переходит дальше по бизнес-процессу. Исполнителю задачи будет отправлено уведомление. Подписание ~~~~~~~~~~ Договор от имени компании подписывает **Директор**. В статусе **«Подписание»** доступны следующие варианты завершения задачи: .. image:: _static/contract/contract_7.png :width: 600 :align: center - **«Аннулировать»**- если согласование Договора оказывается нецелесообразным. Договор переходит в статус **«Аннулирован»**. - **«На доработку»**- отправить Инициатору на доработку, если в Договоре есть спорные вопросы. Внесите комментарий. Договор перейдет в статус **«Доработка»**. Инициатору договора будет отправлено уведомление. - **«Подписать»** - Договор переходит дальше по бизнес-процессу. Исполнителю задачи будет отправлено уведомление. Подписание контрагентом ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Карточку договора за контрагента подписывает **Инициатор**. В статусе **«Подписание контрагентом»** доступны следующие варианты завершения задачи: .. image:: _static/contract/contract_8.png :width: 600 :align: center - **«Аннулировать»** - если согласование Договора оказывается нецелесообразным. Договор переходит в статус **«Аннулирован»**. - **«На доработку»**- отправить Инициатору на доработку, если в Договоре есть спорные вопросы. Внесите комментарий. Договор перейдет в статус **«Доработка»**. Инициатору договора будет отправлено уведомление. - **«Подписать»** - Договор переходит дальше по бизнес-процессу. Исполнителю задачи будет отправлено уведомление. Доработка ~~~~~~~~~~~~~ Доработка договора доступна **Инициатору**. В статусе **«Доработка»** у Инициатора есть следующие варианты завершения задачи: .. image:: _static/contract/contract_9.png :width: 600 :align: center Инициатор изучает замечания, оставленные Согласующим в поле Комментарий, оценивает целесообразность доработки Договора. Используя действия **«Редактировать свойства»** и **«Редактировать документ»**, вносит изменения и выносит решение: - **«Аннулировать»** - если доработка Договора оказывается нецелесообразной. Договор переходит в статус **«Аннулирован»**. - **«Вернуть на согласование»** - если Инициатор выполнил доработку Договора. Договор возвращается на статус, с которого был отправлен в доработку. Исполнителю задачи будет отправлено уведомление. Сканирование ~~~~~~~~~~~~~ Подписанный обеими сторонами договор сканирует **Делопроизводитель**. В статусе **«Сканирование»** доступны следующие варианты завершения задачи: .. image:: _static/contract/contract_10.png :width: 600 :align: center В виджете **«Документы»** в тип **Отсканированные документы**: .. image:: _static/contract/contract_11.png :width: 600 :align: center Делопроизводитель добавляет скан-копию подписанного Договора: .. image:: _static/contract/contract_11_1.png :width: 600 :align: center и завершает задачу, выбрав вариант: - **«Аннулировать»** - договор переходит в статус **«Запрос на аннулирование»**, на Инициатора будет назначена задача **«Подтверждение аннулирования»**. - **«Подтвердить»** - Договор переходит в финальный статус **«Действует»**. Запрос на аннулирование ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ **«Запрос на аннулирование»** договора обрабатывает Инициатор. В статусе **«Запрос на аннулирование»** Инициатору доступны следующие варианты завершения задачи **«Подтверждение отмены»**: .. image:: _static/contract/contract_12.png :width: 600 :align: center - **«Подтвердить отмену»** - Договор переходит в статус **«Аннулирован»**. - **«Повторно направить»** - договор переходит в статус **«Согласование»**. Исполнителю задачи будет отправлено уведомление. Добавление документов к договору ----------------------------------- В карточку договора могут быть добавлены документы двух типов: отсканированные документы и документы контрагента. Для добавления документов перейдите в виджет **«Документы»**, выберите тип и нажмите кнопку загрузки: .. image:: _static/contract/contract_14.png :width: 600 :align: center Действия с договором --------------------- .. image:: _static/contract/contract_actions.png :width: 250 :align: center Основные действия ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ О базовых действиях в карточке см. :ref:`подробно` Создать поручение ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Cоздать поручение можно из карточки документа, выбрав действие **«Создать поручение»**. См. подробно :ref:`Создание поручения из карточки` Изменение инициатора ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ **Технолог договоров** может внести изменения в любую карточку договора. .. list-table:: :widths: 20 20 :align: center * - | .. image:: _static/contract/edit_01.png :width: 500 :align: center - | .. image:: _static/contract/edit_02.png :width: 500 :align: center В результате изменения значения в поле **Инициатор** новому Инициатору выдаются права согласно матрице прав для инициатора. Изменение значения атрибута отражается в истории событий в карточке.