Процесс заявки на закупку оборудования
Примечание
Порядок действий описан для пользователей, состоящих в группе Администраторы ECOS (ECOS_ADMINISTRATORS).
Также менеджер рабочего пространства может создать тип данных и бизнес-процесс для использования внутри рабочего пространства. См. подробно
Данная статья знакомит пользователей с основами Citeck на примере создания бизнес-процесса «Заявка на закупку оборудования».
Заявка на оборудование — заявка, необходимая для закупки оборудования для операционной деятельности сотрудников. Например, для подключения монитора к компьютеру сотруднику нужен специальный кабель, которого на данный момент нет в наличии.
Обычно сотрудник обращается к руководителю с просьбой приобрести необходимое оборудование. После успешного согласования и в соответствии с внутренними регламентами происходит закупка. Согласующий также может отказать в покупке.
Далее мы пошагово реализуем описанный сценарий с использованием инструментов Citeck.
Для закупки оборудования потребуется следующая информация:
Инициатор — сотрудник, которому необходимо оборудование;
Согласующий — сотрудник, ответственный за согласование приобретаемого оборудования;
Название — наименование приобретаемого оборудования;
Стоимость — стоимость оборудования.
До запуска бизнес-процесса необходимо создать ряд артефактов в следующем порядке:
Тип данных
Тип данных — основной источник метаданных работы с объектом.
Для создания типа данных перейдите в рабочее пространство администратора:
В разделе Модель перейдите в пункт Типы данных:
Нажмите + — Создать новый тип:
Основное
На вкладке расположены основные данные по типу данных (объекту):
1 |
id |
equipment-request |
2 |
Имя |
Заявка на покупку оборудования |
3 |
Родитель |
Кейс |
4 |
Форма |
Оставить по умолчанию (система автоматически сгенерирует форму по указанным далее атрибутам; автоматически сгенерированные формы нельзя редактировать) |
5 |
Журнал |
Оставить по умолчанию (система автоматически сгенерирует журнал по указанным далее атрибутам; автоматически сгенерированные журналы нельзя редактировать) |
Конечная настройка вкладки:
Атрибуты
На вкладке находится информация о свойствах, которые будут использованы для взаимодействия с объектом.
Для создания заявки потребуются сведения о том:
что необходимо купить;
сколько стоит;
кто запрашивает;
кто согласует закупку.
Соответственно, потребуются следующие атрибуты (свойства объекта):
Id (1) |
Имя (2) |
Тип (3) |
|---|---|---|
name |
Название оборудования |
Text |
price |
Стоимость |
Number |
requester |
Инициатор |
Person |
approver |
Согласующий |
Person |
Конечная настройка вкладки:
Роли
На вкладке описываются роли, участвующие в работе с объектом — в данном случае, в работе с заявкой.
Глядя на атрибуты, несложно догадаться, что на первом этапе потребуются две роли: Инициатор и Согласующий.
Примечание
Атрибут выбирается из ранее указанных атрибутов. По клику на поле выпадает список атрибутов, заданных на вкладке «Атрибуты».
Id (1) |
Имя (2) |
Атрибут (3) |
|---|---|---|
requestor |
Инициатор |
Инициатор |
approver |
Согласующий |
Согласующий |
Конечная настройка вкладки:
Статусы
На вкладке описываются статусы, по которым объект (заявка) будет перемещаться в бизнес-процессе.
Рассмотрим самый простой и успешный вариант процесса.
Инициатор создаёт заявку (статус «Заявка создана»), затем отправляет её на согласование (статус «На согласовании»), после чего согласующий одобряет заявку (статус «Согласовано»).
Id (1) |
Имя (2) |
|---|---|
request-created |
Заявка создана |
approving |
На согласовании |
approved |
Согласовано |
rejected |
Отказано |
Конечная настройка вкладки:
Для сохранения нажмите «Сохранить». На этом создание базового варианта типа данных для заявки завершено.
Промежуточный итог
Указана базовая информация о типе данных: id и название;
форма и журнал сгенерированы системой автоматически на основании введённых данных;
описаны свойства заявки, с которыми будет осуществляться дальнейшее взаимодействие;
добавлены роли, участвующие в работе с заявкой;
обозначены статусы, по которым будет перемещаться заявка.
Журнал и форма
Перейдите в созданное рабочее пространство:
Для просмотра журнала необходимо добавить его в левое меню:
Перейдите в настройку меню, нажав на шестерёнку в правом верхнем углу, и выберите «Настроить меню»:
Перейдите на вкладку «Настройки выбранной конфигурации», нажмите «+ Добавить» и выберите «Раздел»:
В поле «Название» введите название раздела, например «Оборудование», и нажмите «Сохранить»:
Наведите курсор на добавленный раздел, нажмите «+ Добавить» и выберите «Журнал»:
Выберите журнал «type$equipment-request» и нажмите ОК:
Нажмите «Применить»:
В левом меню появится новый журнал «Заявка на покупку оборудования»:
При выборе журнала откроется вкладка с автоматически сгенерированным журналом. В нём отображаются колонки, соответствующие атрибутам, указанным ранее в типе данных:
Автоматически сгенерированная форма доступна по кнопке +:
Создать заявку в журнале пока невозможно, так как для объекта ещё не задан бизнес-процесс, описывающий его жизненный цикл.
Бизнес-процесс
Для создания процесса перейдите в рабочее пространство администратора.
В разделе Управление процессами перейдите в пункт Модели BPMN:
Нажмите «+ — Создать BPMN модель»:
В открывшемся модальном окне заполните поля:
1 |
Идентификатор |
equipment-request |
2 |
Имя |
Заявка на покупку оборудования |
3 |
Тип данных |
equipment-request |
4 |
Включён |
True — отметка об активности процесса |
5 |
Автоматический старт процесса |
Выставить чекбокс, чтобы процесс запускался автоматически. Подробно о запуске процесса |
6 |
Автоматическое удаление процесса |
При удалении объекта указанного типа процесс будет удалён автоматически. По умолчанию включено. |
Конечная настройка бизнес-процесса:
Примечание
Обязательно установите чекбоксы Включён (4) и Автоматический старт процесса (5).
Нажмите «Создать».
Далее необходимо описать схему процесса в редакторе бизнес-процессов.
Для перехода к редактору разверните раздел «По умолчанию», наведите курсор на созданный процесс и нажмите:
Откроется конструктор бизнес-процесса:
Процесс прохождения заявки опишем следующим образом:
Создать заявку → Отправить на согласование → Согласовать / Отклонить заявку
Автоматически на схему добавляется элемент, отвечающий за начало процесса (Start event).
Start event слушает систему и ожидает запроса на создание нового объекта с нужным типом данных.
Выделите Start Event — рядом с элементом расположено контекстное меню, с помощью которого в процесс можно добавлять новые элементы, связи между ними или редактировать текущий элемент.
Сразу после создания заявка должна получить статус «Заявка создана» — нажмите на элемент Set status в контекстном меню:
Справа от области схемы появятся настройки добавленного элемента. Укажите имя (1) и статус (2), который будет присвоен объекту на данном этапе:
Имя — Статус «Заявка создана»;
Статус — Заявка создана.
Когда заявка создана, необходимо проверить её содержимое, а затем отправить на согласование. Для этого создайте задачу для пользователя — нажмите на элемент «Task» в контекстном меню:
Элемент необходимо изменить с «Task» на User task. Нажмите на значок гаечного ключа и выберите «User task»:
Настройте задачу для пользователя:
Имя — На согласование;
Реципиент — Инициатор.
Примечание
Форму к задаче можно не создавать вручную — система автоматически сформирует простую форму с кнопками, настроенными в Результате задачи.
Приоритет по умолчанию установлен как Средний.
Заполните список «Результаты задачи» следующими значениями:
Идентификатор — ToApprove;
Название — На согласование.
После отправки на согласование необходимо изменить статус заявки на «На согласовании». Повторите действия пункта 2:
Нажмите в контекстном меню на иконку Set Status:
Имя — Статус «На согласовании»;
Статус — На согласовании.
Создайте аналогичную задачу, на этот раз для согласующего:
Добавьте через контекстное меню элемент Task:
Измените тип элемента с Task на User Task:
Имя — На согласовании согласующим;
Реципиент — Согласующий.
Приоритет по умолчанию установлен как Средний.
Заполните список «Результаты задачи»:
Идентификатор — Approve, Название — Согласовать;
Идентификатор — Reject, Название — Отказать.
Примечание
Форму к задаче можно не создавать вручную — система сформирует её автоматически, отображая вердикты из поля Результат задачи.
Ниже мы создадим пользовательскую форму для ознакомления с конструктором форм.
Формы для задач обычно состоят из комментариев и кнопок, обозначающих результат выполнения задачи.
В данном случае комментарий не нужен — достаточно кнопок, отвечающих за исход задачи «На согласовании».
Для создания формы выполните следующие действия:
На панели настроек элемента User Task под полем «Форма» нажмите «Выбрать»:
В верхней части нажмите «Создать» и выберите «Создать форму»:
Заполните поля:
Идентификатор формы — «equipment-request-approve-form»;
Название формы — «Форма согласования заявки на покупку оборудования».
Нажмите «Редактировать форму»:
Удалите текстовый элемент «Название» и кнопки:
Перейдите в «Расширенные» и перетащите элемент Task Outcome на форму:
В поле «Имя свойства» введите outcome и нажмите «Сохранить»:
Элемент Task Outcome автоматически сформирует кнопки вердиктов на основании настроек Результатов задачи.
Нажмите «Сохранить»:
Выберите созданную форму.
После завершения задачи согласующим процесс должен разветвиться, так как возможны два исхода — закупка согласована или отклонена. Добавьте элемент Gateway.
Gateway управляет разветвлением и слиянием потоков. Для его добавления нажмите на соответствующую иконку в контекстном меню или на панели слева:
После Gateway добавьте два элемента смены статуса — «Согласовано» и «Отказано». Повторите действия пункта 2:
У элемента Gateway нажмите в контекстном меню на иконку Set Status:
Имя — Статус «Согласовано»;
Статус — Согласовано.
У элемента Gateway снова нажмите на иконку Set Status:
Имя — Статус «Отказано»;
Статус — Отказано.
Система определяет, по какому потоку идти, с помощью вариантов исхода. Исходы настраиваются через кнопки на форме и стрелки, выходящие из Gateway.
Для настройки выберите стрелку (элемент Sequence Flow, отвечающий за направление потока).
Для потока «Согласовано»:
Укажите имя Согласовано;
В поле «Тип условия» выберите Исходящий;
В поле «Исходящий» выберите На согласовании согласующим — Согласовать (варианты генерируются автоматически из названия задачи и названий результатов).
Для потока «Отказано»:
Укажите имя Отказан;
В поле «Тип условия» выберите Исходящий;
В поле «Исходящий» выберите На согласовании согласующим — Отказать.
Добавьте элемент завершения процесса. В контекстном меню элементов «Статус «Согласовано» и «Статус «Отказано» нажмите на иконку End event:
Добавьте End Event для второго выхода Gateway.
Теперь процесс можно сохранить и опубликовать:
Принятие решений по заявке можно упростить, создав таблицу принятия решений и встроив её в процесс. См. подробно
Запуск процесса
После создания типа данных, журнала, формы и бизнес-процесса можно проверить работу процесса. Создайте новых пользователей согласно инструкции или воспользуйтесь уже созданными в комплекте поставки.
Зайдите под Инициатором. В левом меню выберите «Заявка на покупку оборудования» — откроется пустой журнал. Для создания новой заявки нажмите «+»:
Заполните поля. Например:
Название оборудования — HDMI кабель;
Стоимость — 500;
Инициатор — выберите сотрудника из оргструктуры;
Согласующий — выберите сотрудника из оргструктуры.
Нажмите «Сохранить»:
Заявка перейдёт в статус «Заявка создана» и откроется её карточка.
В виджете «Мои задачи» нажмите кнопку «На согласование»:
После выполнения задачи заявка перейдёт в статус «На согласовании», а на Согласующего будет назначена задача.
Зайдите под Согласующим — откройте персональное рабочее пространство, в левом меню перейдите в Текущие задачи и откройте задачу:
В виджете «Мои задачи» нажмите кнопку «Согласовать»:
После выполнения задачи заявка перейдёт в статус «Согласовано».
Поздравляем — первая заявка прошла полный цикл созданного вами бизнес-процесса!