Модуль «Совещания»

Модуль предназначен для автоматизации процесса планирования и проведения совещаний.

В составе процесса представлены следующие документы:

Совещание	Документ, аккумулирующий в себе всю информацию по процессу.
Повестка	Документ с информацией о повестке совещания.
Вопрос встречи	Представляет вопрос, включаемый в повестку и требуемый решения.
Протокол встречи	Документ с информацией о протоколе совещания.
Решение	Представляет решение, обозначенных в повестке, вопросов. Отдельный бизнес-процесс.

Роли 

Совещание

Инициатор	Создающий документ
Получатели	Сотрудники, ознакамливающиеся с документом.
Согласующие	Сотрудники, согласующие документ.

Решение

Инициатор	Создающий документ, совпадает с Инициатором совещания.
Исполнитель	Сотрудники, исполняющие решение по совещанию.
Проверяющий	Сотрудники, проверяющие исполнение решения по совещанию.

Статусы 

Совещание

Новый	Инициатор создал совещание и документ «Повестка», и заполнил его вопросами для обсуждения.
Подготовка к ознакомлению	Инициатор назначает лица для ознакомления. На основе этой информации составляются задачи ознакомления.
На ознакомлении	Назначенным лицам поступает задача ознакомления, в ходе которой просматриваются вопросы повестки, и подтверждается ознакомление.
Ознакомление завершено	Автоматический статус, когда все лица, назначенные для ознакомления, подтвердили осведомленность, но время проведения совещания еще не наступило.
Проведено	По наступлению времени совещания (вне зависимости от того все ли ознакомились) на Инициатора автоматически назначается задача создания протокола совещания. В протоколе обозначаются решения поставленных вопросов.
Подготовка к согласованию	Инициатор назначает лица, которые будут согласовывать протокол. Назначаются от 1 до 3 согласующих.
На согласовании	Назначенным лицам поступает последовательно поступает задача, целью которой является просмотр протокола на корректность его составления и выражения согласия с ним.
Согласован	Задача поступает на Инициатора, но основная часть ее исполнения перекладывается на обозначенные в протоколе Решения. Инициатор должен перейти в документ каждого из решений и запустить процесс их исполнения, а затем из основного документа (Совещание) контролировать достижения исполнения решений. Когда все решения будут в статусах успешного исполнения или отмены, появится возможность закрытия задачи.
Исполнено	Техническая смена статуса, свидетельствующая о завершении процесса.

Решение

Подготовка к исполнению	Инициатор назначает Исполнителя и Проверяющего, которые будут выполнять соответствующие задачи для данного Решения.
На исполнении	Исполнитель выполняет свою задачу и подтверждает готовность.
Исполнено. На проверке	Проверяющий после проверки исполнения выносит вердикт либо с одобрением, либо с отклонением: в первом случае процесс переходит на заключительный этап, во втором - назначается задача Инициатору.
Решение проверено	Техническая смена статуса. Процесс завершен с благоприятным исходом.
Не решено	Инициатора решает на основе полученных комментариев: отправить решение на повторное исполнение с возможным назначением иных лиц и сроков или отказаться от исполнения.
Решение отменено	Техническая смена статуса. Завершение процесса с отменой исполнения.

Журнал 

Журнал содержит поля:

Дата создания

Регистрационный номер

Статус

Организатор встречи

Когда

Предмет совещания

Место совещания

Карточка 

Совещание

Карточка содержит поля:

Дата создания

Регистрационный номер

Статус

Организатор встречи

Когда

Предмет совещания

Место совещания

Решение

Карточка содержит поля:

Присутствовали

Отсутствовали

Решения

Процесс работы с совещанием 

Шаг 1. Создание совещания, повестки к совещанию

Создание возможно, как с помощью кнопки быстрого создания:

так и из журнала «Совещания»:

На экране появляется форма создания Совещания:

Заполните обязательные поля, отмеченные „*“ и нажмите «Создать». Статус совещания становится «Новый».

Система создает задачу «Создание повестки», которая назначается Инициатору.

Перейти к Совещанию можно любым из способов:

из журнала «Активные задачи»;

найдя документ в Журнале «Совещания».

В отдельной вкладке открывается карточка Совещания:

Нажмите «Создать»:

Добавьте участников, нажмите «Создать» для добавления вопросов для обсуждения:

К повестке может быть добавлено несколько вопросов.

Для сохранения повестки нажмите «Принять».

Для выполнения задачи в виджете «Мои задачи» нажмите «Повестка создана».

Статус совещания становится «Подготовка к ознакомлению».

Шаг 2. Рассылка на ознакомление

Система создает задачу «Подготовка к ознакомлению», которая назначается Инициатору.

Перейти к Совещанию можно любым из способов:

из полученного уведомления;

из журнала «Активные задачи»;

найдя документ в Журнале «Совещания».

В отдельной вкладке открывается карточка Совещания:

Выберите Получателей (тех, кто должен ознакомиться с повесткой к совещанию) по кнопке «Добавить», укажите сообщение при необходимости, и для выполнения задачи нажмите «Отправить на ознакомление».

Статус совещания становится «На ознакомлении».

Шаг 3. Ознакомление

Назначенным в шаге 2 пользователям, выбранным Получателями, поступает задача ознакомления, в ходе которой просматриваются вопросы повестки, созданной на шаге 1, и подтверждается ознакомление.

Перейти к Совещанию можно любым из способов:

из полученного уведомления;

из журнала «Активные задачи»;

найдя документ в Журнале «Совещания».

В отдельной вкладке открывается карточка Совещания:

Для подробного просмотра вопросов повестки совещания нажмите на иконку глаза.

Для выполнения задачи нажмите «Ознакомлен».

Когда все Получатели подтвердят ознакомление, и время проведения совещания еще не наступит, статус совещания автоматически изменится на «Ознакомление завершено».

Шаг 4. Создание протокола

По наступлению времени совещания (вне зависимости от того все ли ознакомились) на Инициатора назначается задача создания протокола совещания по аналогии с повесткой из шага 1.

В протоколе обозначаются решения поставленных вопросов. Статус совещания становится «Проведено».

Перейти к Совещанию можно любым из способов:

из полученного уведомления;

из журнала «Активные задачи»;

найдя документ в Журнале «Совещания».

В отдельной вкладке открывается карточка Совещания:

Нажмите «Создать»:

Выберите сотрудников, которые Присутствовали, Отсутствовали на совещании:

Нажмите «Создать» для добавления решений по вопросам, которые обсуждались на совещании:

Выберите вопрос из списка:

И укажите по нему решение:

Для сохранения решения по вопросу нажмите «Принять».

Для сохранения протокола нажмите «Принять».

Для выполнения задачи в виджете «Мои задачи» нажмите «Протокол создан».

Статус совещания становится «Подготовка к согласованию».

Шаг 5. Назначение на согласование

Система создает задачу «Подготовка к согласованию», которая назначается Инициатору.

Перейти к Совещанию можно любым из способов:

из полученного уведомления;

из журнала «Активные задачи»;

найдя документ в Журнале «Совещания».

В отдельной вкладке открывается карточка Совещания:

Выберите Согласующих протокол (назначаются от 1 до 3 согласующих) по кнопке «Выбрать», укажите сообщение при необходимости, и для выполнения задачи нажмите «Начать согласование».

Статус совещания становится «На согласовании».

Шаг 6. Согласование

На выбранных на предыдущем шаге Согласующих последовательно назначается задача, целью которой является просмотр протокола на корректность его составления и выражения согласия с ним.

Перейти к Совещанию можно любым из способов:

из полученного уведомления;

из журнала «Активные задачи»;

найдя документ в Журнале «Совещания».

В отдельной вкладке открывается карточка Совещания:

Для подробного просмотра вопросов повестки совещания нажмите на иконку глаза

Для выполнения задачи нажмите «Согласовано».

Статус совещания становится «Согласован».

Шаг 7. Исполнение

Задача поступает на Инициатора, но основная часть ее исполнения перекладывается на обозначенные в протоколе Решения. Каждое вынесенное по итогам совещания Решение проходит отдельный маршрут исполнения и проверки. Инициатор следит за исполнением решений и закрывает задачу по достижении всех результатов исполнений.

Инициатор должен перейти в документ каждого из решений и запустить процесс их исполнения, а затем из основного документа (Совещание) контролировать достижения исполнения решений.

Когда все решения будут в статусах «Решение проверено» или «Решение отменено», появится возможность закрытия задачи.

Нажмите «Завершить исполнение».

Статус совещания становится «Исполнено». Процесс завершаетсятся.

Процесс работы с решением 

Подготовка к исполнению

Статус: «Подготовка к исполнению»

Задача назначается Инициатору - тому же пользователю, который назначен на такую же роль в документе Совещание.

Из журнала «Активные задачи» откройте Решение:

Выберите Исполнителя и Проверяющего, которые будут выполнять соответствующие задачи для данного Решения, сроки исполнения и проверки этих задач, а также укажите сообщение при необходимости.

Для выполнения задачи нажмите «Создать поручение».

Статус совещания становится «На исполнении».

Исполнение

Исполнитель просматривает вопрос и его решение, до конца установленного срока выполняет свою задачу и подтверждает готовность (при необходимости оставляет комментарий).

Из журнала «Активные задачи» откройте Решение:

Для выполнения задачи нажмите «Исполнено».

Статус решения становится «Исполнено. На проверке».

В случае выхода за пределы срока, задача закрывается и считается неисполненной.

Проверка

Если задача выполнена Исполнителем, то далее на Проверяющего назначается ее проверка.

Из журнала «Активные задачи» откройте Решение:

После проверки исполнения Проверяющий выносит вердикт:

одобрение по кнопке «Проверено»,

отклонение по кнопке «Отклонено» и обязательным вводом комментария.

При одобрении статус Решения становится «Решение проверено».

При отклонении статус Решения становится «Не решено». На Инициатора назначается задача.

Повторное исполнение

Задача назначается на Инициатора.

Из журнала «Активные задачи» откройте Решение:

Инициатор решает на основе полученных комментариев:

отправить решение на повторное исполнение по кнопке «Повторное исполнение» с возможным назначением иных лиц и сроков. Порядок действий аналогичен шагу Подготовка к исполнению.

отказаться от исполнения совсем по кнопке «Отменить».

При отправке на повторное исполнение статус Решения становится «На исполнении».

При отмене статус Решения становится «Решение отменено». Процесса завершается с отменой исполнения.