Модуль «Договоры»

Модуль предназначен для автоматизации процесса учета и согласования бумажных договоров, и документов, связанных с договорами.

Схема бизнес-процесса 

Использование DMN для выбора этапа согласования и согласующих 

В BMPN процесс добавлена DMN таблица-решение, в которой указываются этапы согласования и согласующий на данном этапе.

Данные таблицы DMN ecos-contract-approval-stages:

В бизнес-процессе последовательно берется каждый этап согласования из таблицы и назначется задача на согласующего, указанного в DMN.

При необходимости, можно изменить DMN таблицу - указать еще этапы и согласующих.

См. пример работы с группами и пользователя в таблице-решении DMN

Роли 

Инициатор	Сотрудник компании, создающий договор в системе
Бухгалтер	Бухгалтер компании, согласующий договор
Директор	Генеральный директор компании, согласующий и подписывающий договор
Делопроизводитель	Сотрудник компании, отвечающий за делопроизводство, сканирующий подписанный контрагентом договор.

Группы оргструктуры, в которые должны быть добавлены пользователи 

Аудитор

Директор

Делопроизводители

Бухгалтер

Юристы

Статусы 

Черновик	Договор создан Инициатором, но не отправлен по процессу
Удален	Договор удален.
Согласование	Согласование договора бухгалтером, директором
Доработка	По итогам согласования договор отправлен на доработку Инициатору
Подписание	Договор находится на подписании у директора.
Подписание контрагентом	Договор подписан контрагентом на бумажном носителе. За контрагента в системе подписывает Инициатор.
Сканирование	Делопроизводитель сканирует бумажный договор, подписанный обеими сторонами, и вкладывает его в карточку .
Действует	Договор вступил в силу.
Аннулирован	Инициатор аннулировал договор.
Запрос на Аннулирование	По договору Инициатору направлен запрос на аннулирование в процессе согласования, подписания, доработки.
Архив	Договор автоматически переходит в данный статус, когда срок действия договора, указанный в карточке, завершается.

Журнал 

Журнал содержит поля:

Дата создания;

Заголовок;

Статус;

Юридическое лицо;

Контрагент;

Предмет договора;

Сумма договора;

Валюта;

Дата договора;

Срок действия.

Например, v2/journals?journalId=ecos-contract-journal

Создание договора 

Создание договора возможно как с помощью кнопки быстрого создания:

или из журнала «Договоры»:

На экране становится доступна форма создания Договора:

Обязательные поля карточки:

Юридическое лицо;

Контрагент;

Договор с;

Вид договора;

Валюта;

Содержимое;

Подписант.

Для отправки Договора в работу необходимо заполнить обязательные атрибуты на форме создания, добавить файл и нажать кнопку «Создать». Обязательные для заполнения атрибуты отмечены знаком «*».

По умолчанию Дата договора равна дате создания, Срок действия = Дата договора + 1 год. Могут быть изменены.

При выставленном чекбоксе «Сгенерировать из шаблона» файл-вложение будет сгенерирован по шаблону на основании введенных данных.

При отсутствии возможности заполнить все обязательные атрибуты Договор может быть сохранен в статусе «Черновик». Для этого необходимо нажать «Сохранить». Впоследствии черновик договора может быть отредактирован, сохранен повторно или после заполнения обязательных атрибутов отправлен в работу.

Все созданные в Системе договоры (включая договоры в статусе «Черновик») отображаются в журнале «Договоры».

В случае нажатия кнопки «Отмена» форма создания закрывается без сохранения договора в Системе.

Карточка Договора с виджетами 

Подробно о виджетах.

Работа с договором на различных статусах 

Перейти к Договору в любом статусе можно одним из трех способов:

открыв задачу в Журнале «Активные задачи»;

открыв Договор в Журнале «Договоры»;

перейдя по ссылке из полученного уведомления.

После выполнения задача перейдет в Завершенные задачи.

Подробно о задачах.

Согласование 

Договор последовательно согласуют Бухгалтер, Директор.

В статусе «Согласование» доступны следующие варианты завершения задачи:

Согласование бухгалтером

Согласование директорм

«Аннулировать» - если согласование Договора оказывается нецелесообразным. Договор переходит в статус «Аннулирован».
«На доработку» - отправить Инициатору на доработку, если в Договоре есть спорные вопросы. Внесите комментарий. Договор перейдет в статус «Доработка». Инициатору договора будет отправлено уведомление.
«Согласовать» - Договор переходит дальше по бизнес-процессу. Исполнителю задачи будет отправлено уведомление.

Подписание 

Договор от имени компании подписывает Директор.

В статусе «Подписание» доступны следующие варианты завершения задачи:

«Аннулировать»- если согласование Договора оказывается нецелесообразным. Договор переходит в статус «Аннулирован».

«На доработку»- отправить Инициатору на доработку, если в Договоре есть спорные вопросы. Внесите комментарий. Договор перейдет в статус «Доработка». Инициатору договора будет отправлено уведомление.

«Подписать» - Договор переходит дальше по бизнес-процессу. Исполнителю задачи будет отправлено уведомление.

Подписание контрагентом 

Карточку договора за контрагента подписывает Инициатор.

В статусе «Подписание контрагентом» доступны следующие варианты завершения задачи:

«Аннулировать» - если согласование Договора оказывается нецелесообразным. Договор переходит в статус «Аннулирован».

«На доработку»- отправить Инициатору на доработку, если в Договоре есть спорные вопросы. Внесите комментарий. Договор перейдет в статус «Доработка». Инициатору договора будет отправлено уведомление.

«Подписать» - Договор переходит дальше по бизнес-процессу. Исполнителю задачи будет отправлено уведомление.

Доработка 

Доработка договора доступна Инициатору.

В статусе «Доработка» у Инициатора есть следующие варианты завершения задачи:

Инициатор изучает замечания, оставленные Согласующим в поле Комментарий, оценивает целесообразность доработки Договора. Используя действия «Редактировать свойства» и «Редактировать документ», вносит изменения и выносит решение:

«Аннулировать» - если доработка Договора оказывается нецелесообразной. Договор переходит в статус «Аннулирован».

«Вернуть на согласование» - если Инициатор выполнил доработку Договора. Договор возвращается на статус, с которого был отправлен в доработку. Исполнителю задачи будет отправлено уведомление.

Сканирование 

Подписанный обеими сторонами договор сканирует Делопроизводитель.

В статусе «Сканирование» доступны следующие варианты завершения задачи:

В виджете «Документы» в тип Отсканированные документы:

Делопроизводитель добавляет скан-копию подписанного Договора:

и завершает задачу, выбрав вариант:

«Аннулировать» - договор переходит в статус «Запрос на аннулирование», на Инициатора будет назначена задача «Подтверждение аннулирования».

«Подтвердить» - Договор переходит в финальный статус «Действует».

Запрос на аннулирование 

«Запрос на аннулирование» договора обрабатывает Инициатор.

В статусе «Запрос на аннулирование» Инициатору доступны следующие варианты завершения задачи «Подтверждение отмены»:

«Подтвердить отмену» - Договор переходит в статус «Аннулирован».

«Повторно направить» - договор переходит в статус «Согласование». Исполнителю задачи будет отправлено уведомление.