Модуль «ОРД»

Модуль предназначен для автоматизации процесса работы с организационно-распорядительными документами: приказами, распоряжениями, нормативными актами, служебными записками и т.д. В модуле предусмотрены регистрация, согласование, ознакомление с документом.

Схема бизнес-процесса 

Роли 

Инициатор	Сотрудник, создающий документ в системе.
Согласующие	Сотрудники, согласующие документ.
Подписант	Сотрудник, подписывающий документ.
Бухгалтерия	Сотрудники бухгалтерии, сканирующие и регистрирующие документ.

Группы оргструктуры, в которые должны быть добавлены пользователи 

Бухгалтерия

Технолог ОРД

Статусы 

Черновик	Документ создан Инициатором, но не отправлен по процессу.
Доработка	По итогам согласования или подписания документ отправлен на доработку Инициатору.
Согласование	Согласование документа сотрудником, выбранным в карточке на этапе создания документа.
На подписании	Подписание документа сотрудником, выбранным в карточке на этапе создания документа.
Сканирование	Регистрация документа и вложение отсканированного оригинала документа.
Действует	Документ зарегистрирован.

Журнал 

Например, https://host/v2/journals?journalId=aro-internal-journal

Создание внутреннего документа 

Создание внутреннего документа возможно, как с помощью кнопки быстрого создания:

или из журнала «ОРД – Внутренние документы»:

На экране становится доступна форма создания Внутреннего документа:

Выберите тип внутреннего документа из представленных:

Приказ на перевод;

Нормативный акт;

Протокол совещания;

Другое;

Приказ;

Распоряжение;

Приказ на увольнение;

Приказ на отпуск;

Служебная записка;

Приказ о приеме на работу.

Дата создания заполняется автоматически текущей датой. Инициатор по умолчанию заполняется автоматически на основе данных пользователя, создающего РКК. Может быть отредактировано по кнопке «Изменить». Выберите Подписанта и Согласующего из Оргструктуры (можно выбрать только одного сотрудника). Укажите Заголовок и Краткое содержание.

Загрузите файл в секцию Содержимое.

Выставите чекбокс «Требуется скан подписанного документа», и тогда при выполнении задачи «Регистрация» будет произведена проверка наличия Отсканированного документа в виджете «Документы».

Для типов внутреннего документа:

Приказ;

Приказ на увольнение;

Приказ на перевод;

Приказ на отпуск;

Приказ о приеме на работу.

доступна опция «Сгенерировать из шаблона» – при выставленном чекбоксе файл-вложение будет сгенерирован по шаблону на основании введенных данных.

При необходимости выберите Филиал инициатора из Оргструктуры, Код дела - из справочника Номенклатура дел.

Внимание! Регистрационный номер будет задан на этапе Регистрация после подписания.

Для отправки документа в работу нажмите кнопку «Создать». Задача Согласование назначается на выбранного в карточке согласующего. Согласующему направляется уведомление.

При отсутствии возможности заполнить все обязательные атрибуты документ может быть сохранен в статусе «Черновик». Для этого необходимо нажать «Сохранить». Впоследствии черновик может быть отредактирован, сохранен повторно или после заполнения обязательных атрибутов отправлен в работу.

Все созданные в Системе документы (включая и в статусе «Черновик») отображаются в журнале «Внутренние документы».

В случае нажатия кнопки «Отмена» форма создания закрывается без сохранения документа в Системе.

Карточка внутреннего документа с виджетами 

Работа с внутренним документом на различных статусах 

Перейти к Внутреннему документу в любом статусе можно одним из трех способов:

открыв задачу в Журнале «Активные задачи»;

открыв документ в Журнале «ОРД-Внутренние документы»;

перейдя по ссылке из полученного уведомления.

Согласование 

Документ согласует сотрудник, выбранный в карточке на этапе создания документа.

В статусе «Согласование» доступны следующие варианты завершения задачи:

«На доработку» - отправить Инициатору на доработку. Внесите комментарий. Документ перейдет в статус «Доработка». Инициатору документа будет отправлено уведомление.

«Согласовать» - Документ переходит дальше по бизнес-процессу. Задача «Подписание» назначается на выбранного в карточке подписанта. Подписанту направляется уведомление.

Подписание 

Документ подписывает сотрудник, выбранный в карточке на этапе создания документа.

В статусе «Подписание» доступны следующие варианты завершения задачи:

«На доработку» - отправить Инициатору на доработку. Внесите комментарий. Документ перейдет в статус «Доработка». Инициатору документа будет отправлено уведомление.

«Подписать» - Документ переходит дальше по бизнес-процессу. Задача «Сканирование» назначается на группу Бухгалтерия. Подписанту направляется уведомление.

Доработка 

Доработка документа доступна Инициатору.

В статусе «Доработка» у Инициатора есть следующие варианты завершения задачи:

Инициатор вносит в документ изменения по замечаниям, оставленным Согласующим или Подписантом, используя действия «Редактировать свойства» и «Редактировать документ», и нажимает «Доработан». Так же можно указать комментарий в поле «Комментарий». Документ возвращается на тот статус, с которого был отправлен на доработку - «Согласование», «На подписании».

Сканирование и регистрация 

Документ регистрирует сотрудник Бухгалтерии.

В статусе «Сканирование» необходимо внести дату регистрации документа и нажать «Зарегистрировать»:

При выставленном чекбоксе «Генерировать» номер документу будет присвоен автоматически.

Для присвоения номера вручную снимите чекбокс и укажите номер:

Если выставлен чекбокс «Требуется скан подписанного документа», то в виджете «Документы» необходимо приложить к карточке отсканированный оригинал документа, нажав:

Документу будет присвоен финальный статус «Действует».

найдя задачу в Журнале «Активные задачи»;

найдя документ в Журнале «ОРД - Внутренние документы»;

перейдя по ссылке из полученного уведомления.

Далее ознакомиться с документом – посмотрев информацию в виджетах «Свойства», «Предпросмотр».

Для завершения задачи необходимо нажать «Выполнено»:

Создать поручение 

Cоздать поручение можно из карточки документа, выбрав действие «Создать поручение». См. подробно Создание поручения из карточки