Модуль «Поручения»

Модуль предназначен для постановки поручений на исполнение, и проверки результатов их исполнения при необходимости. Поручение может быть назначено с проверяющим сотрудником, или без него.

Роли 

Инициатор	Сотрудник, создающий поручение
Исполнитель	Сотрудник, выполняющий поставленное Инициатором поручение
Проверяющий	Сотрудник, проверяющий исполнение поручения

Статусы 

Новоае	Инициатор создал поручение, Система формирует уведомление Исполнителю.
В работе	Исполнитель берет поручение в работу.
Уточнение	Исполнитель направляет поручение Инициатору на уточнение. Проверяющий сотрудник направляет поручение Исполнителю для уточнения (доработки).
Проверка	В поручении выбран проверяющий. Назначенным сотрудникам поступает уведомление о проверке выполнения поручения.
Выполнено	Смена статуса, свидетельствующая о завершении процесса. Инициатор получает уведомление о выполнении поручения.
Архив	Через 14 дней после выполнения поручения оно автоматически получает статус «Архив». До получения этого статуса доступно перемещение карточек по канбан-доске. Статус «Архив» на канбан-доске не отображается.

В каком рабочем пространстве доступен 

Модуль доступен в рабочих пространствах:

Делопроизводство;
Договоры;
Рекрутинг;
CRM.

Канбан-доска 

Поручения представлены в виде канбан-доски. Столбцы соответствуют статусам поручения.

Режим доступен по нажатию на:

Например, https://host/v2/journals?journalId=assignments-journal&viewMode=kanban

В колонках доски отображаются статусы поручений, на самой доске - поручения распределены по статусам. По клику на наименование поручения можно перейти в карточку.

Переход между статусами может осуществляться через канбан доску перемещением карточки по столбцам.

Если условия смены статусы не соблюдены, то выдается предупреждение.

Примечание

Все участники пространства видят поручения всех участников пространства.

Создание поручения 

Создание поручения возможно как с помощью кнопки быстрого создания:

так и на канбан-доске «Поручения»:

Для конкретного документа поручение можно создать из журнала по нажатию на:

Из карточки документа действием:

На экране становится доступна форма создания Поручения. При создании поручения из документа автоматически проставляется связь:

Карточка 

Укажите название и описание поручения, при необходимости добавьте файлы. Укажите срок и приоритет.

Выберите Исполнителя и, если необходима проверка результата исполнения поручения выберите Проверяющего.

Так же поручение можно связать с другими элементами (документами, процессами и т.д.) платформы.

Нажмите «Создать». Статус поручение становится «Новое».

Добавление связи 

В разделе «Связанные элементы» можно задать связь поручения с другими элементами Citeck – сначала необходимо «Выбрать тип»:

И далее выбрать связанные элементы:

В карточке поручения отобразится информация:

Связанные с поручением элементы будут представлены в виджете «Связи документа»:

Для поручения доступны 2 варианта развития бизнес-процесса:

без проверки результата исполнения;

с проверкой результата исполнения.

Ниже рассмотрим варианты работы участников процесса с порученим.

Работа с поручением 

Перейти к Поручению Исполнитель может любым из способов:

из полученного уведомления;

из журнала «Текущие задачи»;

открыв поручение в журнале «Поручения».

Подробно о задачах

Действия Исполнителя с поручением: отправить на уточнение, взять в работу, выполнить 

Набор вердиктов меняется в зависимости от статуса. Рассмотрим все возможные.

На уточнение – вернуть поручение Инициатору для уточнения задачи. Статус меняется на «Уточнение».
В работу – взять поручение в работу. Статус меняется на «В работе».
Выполнено – выбрать, если поручение выполнено. Статус меняется на «Выполнено». Если в поручении выбран Проверяющий, то статус меняется на «Проверка».

Уточнение поручения Инициатором: вернуть в работу, закрыть поручение 

Инициатор отправляет поручение Исполнителю для уточнения постановки задачи.

Вернуть в работу – указать недостающую информацию в карточке поручения или в комментарии, вернуть поручение Исполнителю в работу. Статус меняется на «В работе».
Закрыть поручение – закрыть поручение, если его исполнение нецелесообразно. Статус меняется на «Выполнено».

Проверка поручения осуществляется, если Инициатор при создании указал в карточке Проверяющего. Исполнитель выбирает вердикт «Выполнено», и далее поручение получает статус «Проверка». На проверяющего назначается задача.

Вернуть в работу – поручение проверено, но не выполнено в полном объеме, вернуть поручение Исполнителю в работу. Статус меняется на «В работе».
Выполнено – поручение проверено и выполнено. Статус меняется на «Выполнено».