Модуль «Корреспонденция. Входящие документы»

Модуль предназначен для автоматизации процесса работы с входящими документами: регистрация, отправка на рассмотрение и исполнение.

Роли 

Руководитель	Руководитель, выбранный на этапе создания карточки и выносящий резолюцию по входящему документу.
Исполнители	Пользователи Системы, выбранные на этапе создания карточки или назначенные Руководителем по резолюции для обработки документа.

Статусы 

На резолюции	Документ направлен руководителю для вынесения резолюции.
На исполнении	Документ назначен исполнителям напрямую или через резолюцию руководителя.
Исполнен	Документ обработан в соответствии с резолюцией.

Журнал 

Например, https://host/v2/journals?journalId=cor-income-journal

Создание Входящего документа 

Создание входящего документа возможно, как с помощью кнопки быстрого создания:

или из журнала «Корреспонденция – Входящие документы»:

На экране становится доступна форма создания Входящего документа:

В разделе «Основное» выберите тип документа из представленных:

Письмо из надзорных органов;

Письмо;

Разное;

Бухгалтерский.

Обязательно заполните следующие поля:

Дата получения по умолчанию указана текущая, может быть изменена;

Корреспондент из справочника «Контрагенты»;

Дело в соответствии с установленной номенклатурой дел из справочника «Номенклатура дел»;

Подразделение из Оргструктуры;

Получатель;

Автора письма.

Загрузите файл в секцию Содержимое.

Дополнительно укажите Краткое содержание, Количество листов, Количество листов приложений, Местонахождение оригинала, Количество экземпляров, Примечание, Доставку, свзяь с Исходящим документом.

В разделе «Резолюция» документ можно отправить на рассмотрение руководителю:

выставите чек-бокс «Нужна резолюция»;

выберите Руководителя из Оргструктуры (можно выбрать только одного сотрудника).

Тогда задача «На резолюции» назначается на выбранного в карточке Руководителя. Руководителю направляется уведомление.

Или документ можно отправить непосредственно на исполнение – выбрать Исполнителей из Оргструктуры (можно выбрать несколько сотрудников) и указать Резолюцию.

Тогда задача «На исполнение» назначается на выбранных в карточке Исполнителей. Исполнителям направляется уведомление.

Для отправки документа в работу нажмите кнопку «Создать». Документу будет присвоен регистрационный номер.

ри отсутствии возможности заполнить все обязательные атрибуты документ может быть сохранен в статусе «Черновик». Для этого необходимо нажать «Сохранить». Впоследствии черновик может быть отредактирован, сохранен повторно или после заполнения обязательных атрибутов отправлен в работу.

Все созданные в Системе документы (включая и в статусе «Черновик») отображаются в журнале «Корреспонденция - Входящие».

В случае нажатия кнопки «Отмена» форма создания закрывается без сохранения документа в Системе.

Карточка Входящего документа с виджетами 

Работа с Входящим документом на различных статусах 

Перейти к Входящему документу в любом статусе можно одним из трех способов:

открыв задачу в Журнале «Активные задачи»;

открыв документ в Журнале «Корреспонденция - Входящие документы»;

перейдя по ссылке из полученного уведомления.

Утвердить резолюцию 

Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

Резолюцию утверждает Руководитель, выбранный в карточке на этапе создания документа.

В статусе «На резолюции» необходимо обязательно внести текст резолюции, выбрать Исполнителя, дополнительно можно внести срок и приоритет исполнения, и нажать «Утвердить»:

Документ перейдет в статус «На исполнении». Выбранным исполнителям документа будет отправлено уведомление.

Исполнить 

Документ исполняют сотрудники, выбранные в карточке на этапе создания документа или сотрудники, назначенные руководителем в резолюции.

Исполнитель выполняет, указанное в резолюции, при необходимости вносит комментарий, и нажимает «Исполнено».

Документ перейдет в финальный статус «Исполнен».

Действия с Входящим документом 

Создать поручение 

Cоздать поручение можно из карточки документа, выбрав действие «Создать поручение». См. подробно Создание поручения из карточки