Модуль «Заявления на отпуск»

Модуль позволяет организовать работу с заявлениями на отпуск, поступающими от сотрудников. Модуль обеспечивает создание, согласование и учет заявлений на отпуск.

Роли 

Инициатор	Сотрудник компании, создающий заявление в системе.
Ответственный	Сотрудник компании, согласующий заявление на отпуск.
Специалисты по оформлению отпусков	Группа сотрудников, получающая задачу для расчета отпускных и подготовки финансовых документов.
Уведомляемые об отпусках	Группа сотрудников, получающая задачу для учета и подготовки кадровых документов.

Группы оргструктуры, в которые должны быть добавлены пользователи 

Специалисты по оформлению отпусков (vacation-registrators);

Уведомляемые об отпусках (vacation-familiarizers).

Статусы 

Черновик	Заявление создано Инициатором, но не отправлено по процессу.
Доработка	По итогам согласования заявление отправлено на доработку Инициатору.
Согласование	Согласование заявления Ответственным лицом.
Оформление отпуска	Группа бухгалтеров и отдела HR оформляют отпуск в установленном порядке.
Закрыт	Отпуск оформлен.
Отменен	Заявление отменено Инициатором.

В каком рабочем пространстве доступен 

Модуль доступен в рабочем пространстве Корпоративный портал.

Журнал 

Например, https://host/v2/journals?journalId=ecos-vacation-journal

Создание карточки заявления 

Создание заявления на отпуск в Системе возможно, как с помощью кнопки быстрого создания:

так и из журнала «Кадровые документы - Заявления на отпуск»:

На экране становится доступна форма создания Заявления на отпуск:

Поле Инициатор автоматически заполнено пользователем, создавшим карточку. Выберите Согласующего, Юридическое лицо (поле может быть предзаполнено), дату начала и дату завершения.

Для отправки заявления в работу необходимо заполнить обязательные атрибуты на форме создания и нажать кнопку «Отправить на согласование».

При отсутствии возможности заполнить все обязательные атрибуты заявление может быть сохранено в статусе «Черновик». Для этого необходимо нажать «Сохранить». Впоследствии черновик может быть отредактирован, сохранен повторно или после заполнения обязательных атрибутов отправлен на согласование.

Все созданные в Системе заявления (включая в статусе «Черновик») отображаются в журнале «Заявления на отпуск».

При нажатии кнопки «Отменить» форма создания закрывается без сохранения заявления в Системе.

Карточка заявления на отпуск с виджетами 

Заголовок карточки строится следующим образом: «Отпуск <Фамилия И.О.> <Дата начала>-<Дата завершения>»

Подробно о виджетах.

Работа с заявлением на различных статусах 

Перейти к заявлению в любом статусе можно одним из трех способов:

открыв задачу в Журнале Текущие задачи»;

открыв документ в Журнале «Кадровые документы - Заявления на отпуск»;

перейдя по ссылке из полученного уведомления.

Подробно о задачах.

Согласование 

Задача «Согласование ответственным» назначается выбранному в карточке заявления Ответственному лицу.

В статусе «Согласование» доступны следующие варианты завершения задачи:

«На доработку» - отправить Инициатору на доработку, если в заявлении есть спорные вопросы. Внесите комментарий. Заявление переходит в статус «Доработка». Инициатору заявления будет отправлено уведомление.
«Согласовать» - Заявление переходит в статус «Оформление отпуска». На исполнителей параллельно назначаются следующие задачи:
- Оформление отпуска - на группу Бухгалтеров. Срок выполнения задачи - 5 дней до наступления отпуска.
- Уведомление отдела HR - на группу HR. Срок выполнения задачи - 5 дней до наступления отпуска.

Доработка 

Доработка заявления доступна Инициатору.

В статусе «Доработка» Инициатору доступны следующие варианты завершения задачи:

Инициатор изучает замечания, оставленные Согласующим в поле Комментарий, оценивает целесообразность доработки заявления. Используя действия «Редактировать свойства», вносит изменения и выносит решение:

«Отменить» - если доработка заявления оказывается нецелесообразной. Внесите комментарий. Заявление переходит в статус «Отменен».

«Вернуть на согласование» - если Инициатор внес изменения в заявление. Заявление переходит в статус «Согласование». Исполнителю задачи будет отправлено уведомление.

Оформление отпуска 

Примечание

В задачах «Оформление отпуска» и «Уведомление отдела HR» выставлен срок исполнения - за 5 дней до наступления отпуска.

Уведомляемые об отпусках

Задача «Оформление отпуска» назначается на группу бухгалтеров для подготовки финансовых документов. В статусе «Оформление отпуска» доступен единственный вариант завершения задачи:

«Отпуск оформлен» - финансовые документы подготовлены.

Специалисты по оформлению отпусков

Задача «Уведомление отдела HR» назначается на группу HR-специалистов для подготовки кадровых документов. В статусе «Оформление отпуска» доступен единственный вариант завершения задачи:

«Уведомлен» - кадровые документы подготовлены.

Заявление переходит в статус «Закрыт», когда обе задачи выполнены.

Уведомления 

Стандартные уведомления о назначении задачи. Например:

Создать поручение 

Cоздать поручение можно из карточки документа, выбрав действие «Создать поручение». См. подробно Создание поручения из карточки