Модуль «Доверенности»

Модуль позволяет организовать работу как с обычными бумажными, так и с машиночитаемыми доверенностями. Модуль обеспечивает:

создание, согласование и учет доверенностей;

контроль сроков действия доверенностей;

гибкую маршрутизацию.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) - электронный аналог бумажной доверенности, который оформляется в виде файла XML, подписывается электронной подписью сотрудника, выбранного в качестве подписанта.

В файле содержится информация о периоде действия доверенности, доверителе (в модуле предусмотрен выбор: Юридическое лицо, Индивидуальный предприниматель), представителе — уполномоченном сотруднике, и полномочиях, которые он получает. Доверенность генерируется по утвержденному формату: ЕДИНАЯ ФОРМА ДОВЕРЕННОСТИ/ МЧД версии 003 для осуществления хозяйственных сделок между организациями.

Схема бизнес-процесса 

Роли 

Инициатор	Сотрудник компании, создающий доверенность в системе. Выполняет задачу по Доработке.
Согласующий	Согласующие доверенностей, Дополнительные согласующие - группы пользователей. Выполняет согласование доверенности.
Регистратор	Группа пользователей, выполняющая задачи Утверждение, Получение (для доверенности на третье лицо) и Отзыв Доверенности.
Представитель	Третье лицо или сотрудник компании, на которого оформляется доверенность. Выполняет задачу Получение Доверенности.
Подписант	Сотрудник компании, выполняющий задачу Подписание ЭЦП доверенности (только для МЧД).

Группы оргструктуры, в которые должны быть добавлены пользователи 

Согласующие доверенностей (Attorney_approver_gr);

Дополнительные согласующие (Attorney_addApp_gr);

Регистраторы доверенностей (Attorney_registrar_gr).

Статусы 

Черновик	Доверенность создана Инициатором, но не отправлен по процессу.
Направлена Представителю	Доверенность передана представителю.
На доработке	По итогам согласования доверенность отправлена на доработку Инициатору.
Аннулирована	Инициатор аннулировал доверенность.
На утверждении	Доверенность передана регистратору.
Действует	Доверенность выдана и находится в статусе «Действует», но дата начала её действия еще не наступила.
На согласовании	Согласование доверенности в соответствии с маршрутом в зависимости от выбранного вида доверенности и указанного лимита.
На подписании ЭЦП	Доверенность находится на подписании ЭЦП у выбранного в карточке Подписанта. Только для машиночитаемых доверенностей.
Отзыв доверенности	Доверенность отозвана регистратором.
Не действует	Регистратор подтвердил отзыв доверенности или срок действия доверенности истек.

Виды доверенностей 

Генеральная;

Стандартная;

Нестандартная.

Для Генеральной и Стандартной доверенностей предусмотрена генерация человекочитаемого вида доверенности, который доступен через действия «Скачать PDF». Для данных видов доверенностей процесс обработки до момента оформления включает в себя статусы: «Черновик» (опционально), «На согласовании», «На доработке» (при необходимости), «На подписании ЭЦП» (только для Машиночитаемой), «На утверждении», «Направлена Представителю», «Действует».

Для Нестандартной доверенности в бумажном формате пользователю необходимо загрузить файл с готовой доверенностью в атрибут «Содержимое». Подразумевается, что нестандартная доверенность полностью оформляется вне системы, поэтому в процесс ее обработки включен только этап согласования. Таки образом после успешного согласования нестандартная доверенность переходит в статус «Действует», минуя все промежуточные.

Маршруты 

В модуле реализован динамический выбор маршрута с использованием DMN и зависит от выбранного вида доверенности и указанного лимита:

№	Вид доверенности	Лимит доверенности	Решение	Согласующие
1	Стандартная	0	Assign approver (последовательное согласование)	Дополнительные согласующие (GROUP_Attorney_addApp_gr)
2	Генеральная	0	Approve (параллельное согласование)	Согласующие доверенностей (GROUP_Attorney_approver_gr)
3	Стандартная	<=100 000	Approve (параллельное согласование)	Дополнительные согласующие (GROUP_Attorney_addApp_gr), Согласующие доверенностей (GROUP_Attorney_approver_gr)
4	Стандартная	> 100 000	Assign approver (последовательное согласование)	Дополнительные согласующие (GROUP_Attorney_addApp_gr)
5	Генеральная	<=200 000	Assign approver (последовательное согласование)	Дополнительные согласующие (GROUP_Attorney_addApp_gr), Согласующие доверенностей (GROUP_Attorney_approver_gr)
6	Генеральная	> 200 000	Approve (параллельное согласование)	Дополнительные согласующие (GROUP_Attorney_addApp_gr)
7	Нестандартная	нет	Assign approver (последовательное согласование)	Дополнительные согласующие (GROUP_Attorney_addApp_gr)

Журнал 

Например, https://host/v2/journals?journalId=attorney-journal

Стандартный дашборд журнала содержит колонки:

Имя;
Дата создания;
Внутренний номер доверенности;
Действует с;
Действует до;
Статус;
Формат доверенности;
Инициатор;
Представитель.

Дополнительно для включения доступны колонки: Дата выдачи, Номер доверенности в ФНС, Вид доверенности, Юридическое лицо, Индивидуальный предприниматель, Подписант, Передаваемые полномочия, Лимит доверенности.

Создание карточки доверенности 

Создание доверенности в Системе возможно, как с помощью кнопки быстрого создания:

так и из журнала «Доверенности»:

На экране становится доступна форма создания Доверенности:

Карточка состоит из разделов:

Сведения о доверенности:

Дата создания	Дата в формате dd.mm.yyyy. Обязательный. Заполняется автоматически при создании РКК, нередактируемый.
Действует с	Дата в формате dd.mm.yyyy. Обязательный.
Действует до	Дата в формате dd.mm.yyyy. Обязательный. При выполнении отзыва доверенности поле заполняется текущей системной датой.
Дата выдачи	Дата в формате dd.mm.yyyy. Заполняется автоматически при переходе доверенности в статус «Действует». Нередактируемый.
Внутренний номер доверенности	Текст. Обязательный. Зависит от состояния чек-бокса «Сгенерировать номер»: - false. Поле доступно для редактирования вручную. - true. Поле заблокировано. После создания карточки номер доверенности генерируется автоматически согласно правилу: № 01-ХХ/Y, где - ХХ - последние две цифры текущего года; - Y - порядковый номер доверенности в системе. При удалении доверенности порядковый номер НЕ присваивается другой доверенности
Номер доверенности в ФНС	Текст. Обязательный. Заполняется по интеграции (для МЧД). Нередактируемый.
Сгенерировать номер	Чек-бокс. Значение по умолчанию true. Отображается только на форме создания.
Вид доверенности	Выбор из списка: 1. Генеральная; 2. Стандартная; 3. Нестандартная. Обязательный.
Формат доверенности	Выбор из списка: 1. Бумажная; 2. Машиночитаемая. Обязательный. При Вид доверенности = Нестандартная в поле «Формат доверенности» автоматически выставляется значение «Бумажная» и блокируется (выбор значения «Машиночитаемая» становится недоступен).
Код налогового органа	Число. Обязательный. Зависит от выбранного значения в поле «Формат доверенности»: - Бумажная. Поле пустое и недоступно для редактирования. - Машиночитаемая. Поле доступно для редактирования вручную. Проверка введенного значения: Код должен содержать 4 цифры.
Автор	Заполняется автоматически пользователем, создавшим карточку. Обязательный, нередактируемый.

Сведения о доверителе:

Скрыто с формы, если «Вид доверенности» выбран «Нестандартная».

Категория доверителя	Выбор из списка: 1. Индивидуальный предприниматель; 2. Юридическое лицо. Обязательный.
Место подписания	Текст. Обязательный.
Подписант	Выбор из Оргструктуры. Обязательный, если Формат доверенности = «Машиночитаемая», иначе - необязательный.

Данные организации:

Отображается, если «Категория доверителя» выбрана «Юридическое лицо». Изначально раздел скрыт.

Юридическое лицо	Выбор из справочника «Юридические лица». Обязательный.
Адрес	Текст. Обязательный. Заполняется автоматически значением поля «Юридический адрес» из карточки выбранного Юридического лица.
Регион	Выбор из справочника «Субъекты Российской Федерации». Обязательный.
ИНН	Текст. Обязательный. Заполняется автоматически значением поля «ИНН» из карточки выбранного Юридического лица.
КПП	Текст. Обязательный. Заполняется автоматически значением поля «КПП» из карточки выбранного Юридического лица.
ОГРН	Текст. Обязательный. Заполняется автоматически значением поля «ОГРН» из карточки выбранного Юридического лица.

Единоличный исполнительный орган:

Отображается, если «Категория доверителя» выбрана «Юридическое лицо». Изначально раздел скрыт.

Фамилия	Текст Обязательный. Заполняется автоматически значением поля «Фамилия» из профиля Генерального директора в карточке Юридического лица.
Имя	Текст Обязательный.
Отчество	Текст Необязательный. Заполняется автоматически значением поля «Отчество» из профиля Генерального директора в карточке Юридического лица.
Дата рождения	Дата в формате dd.MM.yyyy. Обязательный. Заполняется автоматически значением поля «Дата рождения» из профиля Генерального директора в карточке Юридического лица.
Должность	Текст Обязательный. Заполняется автоматически значением поля «Должность» из профиля Генерального директора в карточке Юридического лица. Обязательный.
ИНН	Текст Обязательный. Пока заполняется вручную, в будущем планируется добавить поле в профиль пользователя и забирать значение оттуда.
СНИЛС	Текст Обязательный. Пока заполняется вручную, в будущем планируется добавить поле в профиль пользователя и забирать значение оттуда.

Данные об индивидуальном предпринимателе:

Отображается, если «Категория доверителя» выбрана «Индивидуальный предприниматель». Изначально раздел скрыт.

Индивидуальный предприниматель	Выбор из справочника «Юридические лица». Обязательный.
Фамилия	Текст Обязательный. Редактируемое. Заполняется автоматически значением поля «Фамилия» из профиля Индивидуального предпринимателя в карточке Юридического лица.
Имя	Текст Обязательный. Редактируемое. Заполняется автоматически значением поля «Имя» из профиля Индивидуального предпринимателя в карточке Юридического лица.
Отчество	Текст Необязательное. Редактируемое. Заполняется автоматически значением поля «Отчество» из профиля Индивидуального предпринимателя в карточке Юридического лица.
Дата рождения	Дата в формате dd.mm.yyyy. Обязательный. Редактируемое. Заполняется автоматически значением поля «Дата рождения» из профиля Индивидуального предпринимателя в карточке Юридического лица.
Пол	Выбор из списка: 1. Женский; 2. Мужской. Обязательный.
СНИЛС	Число Обязательный. Заполняется автоматически значением одноименного поля из карточки выбранного Юридического лица.
ИНН	Число Обязательный. Заполняется автоматически значением одноименного поля из карточки выбранного Юридического лица.
ОГРНИП	Число Обязательный. Заполняется автоматически значением одноименного поля из карточки выбранного Юридического лица.
Свидетельство	Число Обязательный. Редактируемое. Заполняется автоматически значением одноименного поля из карточки выбранного Юридического лица.

Документ, удостоверяющий личность индивидуального предпринимателя:

Отображается, если «Категория доверителя» выбрана «Индивидуальный предприниматель». Изначально раздел скрыт.

Документ	Выбор из справочника «Код вида документа». Обязательный. Значение по умолчанию: «Паспорт гражданина Российской Федерации»
Серия	Число Обязательный. Редактируемый.
Номер	Число Обязательный. Редактируемый.
Дата выдачи	Дата в формате dd.mm.yyyy. Обязательный. Редактируемый.
Код подразделения	Дата в формате dd.mm.yyyy. Обязательный. Редактируемый.
Код вида документа	Текст Обязательный. Нередактируемый. Заполняется автоматически из справочника «Код вида документа» в соответствии с выбранным значением в поле «Документ».
Кем выдан	Текст Обязательный. Редактируемый.

Сведения о представителе:

Скрыто с формы, если «Вид доверенности» выбран «Нестандартная».

Сотрудник	Выбор из Оргструктуры. Необязательный. Скрывается с формы при доверенности на третье лицо=true.
Доверенность на третье лицо	Чек-бокс. По умолчанию значение false.
Должность	Текст. Обязательный. Зависит от поля «Сотрудник»: - заполнено, автоматическое заполнение из профиля выбранного пользователя; - не заполнено, ручное заполнение.
Пол	Выбор из списка: 1. Женский; 2. Мужской. Обязательный. Зависит от поля «Сотрудник»: - заполнено, автоматическое заполнение из профиля выбранного пользователя; - не заполнено, ручное заполнение.
Фамилия	Текст. Обязательный. Зависит от поля «Сотрудник»: - заполнено, автоматическое заполнение из профиля выбранного пользователя; - не заполнено, ручное заполнение.
Имя	Текст. Обязательный. Зависит от поля «Сотрудник»: - заполнено, автоматическое заполнение из профиля выбранного пользователя; - не заполнено, ручное заполнение.
Отчество	Текст. Обязательный. Зависит от поля «Сотрудник»: - заполнено, автоматическое заполнение из профиля выбранного пользователя; - не заполнено, ручное заполнение.
Дата рождения	Дата в формате dd.mm.yyyy. Обязательный. Зависит от поля «Сотрудник»: - заполнено, автоматическое заполнение из профиля выбранного пользователя; - не заполнено, ручное заполнение.
ИНН	Текст. Обязательный. Зависит от поля «Сотрудник»: - заполнено, автоматическое заполнение из профиля выбранного пользователя; - не заполнено, ручное заполнение.
СНИЛС	Текст. Обязательный. Зависит от поля «Сотрудник»: - заполнено, автоматическое заполнение из профиля выбранного пользователя; - не заполнено, ручное заполнение.

Документ, удостоверяющий личность представителя:

Документ	Выбор из справочника «Код вида документа». Обязательный. Значение по умолчанию: «Паспорт гражданина Российской Федерации»
Серия	Число Обязательный. Редактируемый.
Номер	Число Обязательный. Редактируемый.
Дата выдачи	Дата в формате dd.mm.yyyy. Обязательный. Редактируемый.
Код подразделения	Дата в формате dd.mm.yyyy. Обязательный. Редактируемый.
Код вида документа	Текст Обязательный. Нередактируемый. Заполняется автоматически из справочника «Код вида документа» в соответствии с выбранным значением в поле «Документ».
Кем выдан	Текст Обязательный. Редактируемый.

Сведения о передаваемых полномочиях:

Скрыто с формы, если «Вид доверенности» выбран «Нестандартная».

Передаваемые полномочия	Множественный выбор из справочника «Классификатор полномочий». Обязательный, если «Формат доверенности» = Машиночитаемая.
Лимит доверенности	Число Необязательный. Формат: два знака после запятой, с разделителем разрядов. Если поле не было заполнено пользователем, то по умолчанию записывается 0 (важно для корректной работы DMN).
Уточнение полномочий	Многострочный текст. Необязательный.

Для бумажной доверенности поля «Передаваемые полномочия» и «Уточнение полномочий» обязательны для заполнения. Если одно заполнено, то обязательность со второго убирается.

Приложения:

Комментарий к запросу	Многострочный текст. Необязательный.
Содержимое	Загрузчик файла. Отображается и обязательный, если «Вид доверенности» = Нестандартная и «Формат доверенности» = Бумажная.
Дополнительные файлы	Загрузчик файла. Множественное заполнение. Необязательный. Файлы отображаются в виджете «Документы». Предусмотрены следующие типы документов: - Доверенность на подписание (один файл); - Отзыв доверенности (один файл); - Скан-копия доверенности (один файл); - Скан-копия отзыва доверенности (один файл); - Прочее (множественное заполнение).

Для отправки доверенности в работу необходимо заполнить обязательные атрибуты на форме создания и нажать кнопку «Отправить на согласование». Обязательные для заполнения атрибуты отмечены знаком «*».

Для видов «Генеральная» и «Стандартная» доверенность будет сгенерирована по шаблону на основании введенных данных и добавлена как файл-вложение. Файл будет отображаться в виджете «Документы». Человекочитаемый вид доверенности доступен посредством действия «Скачать PDF»

Если выбран вид доверенности «Нестандартная», то укажите Комментарий к запросу и загрузите файл в атрибут «Содержимое». Добавленный файл будет отображаться в виджете «Предпросмотр».

Доверенности будет присвоен номер, который генерируется автоматически согласно правилу № 01-ХХ/Y, где

ХХ - последние две цифры текущего года;

Y - порядковый номер доверенности в системе.

При отсутствии возможности заполнить все обязательные атрибуты доверенность может быть сохранена в статусе «Черновик». Для этого необходимо нажать «Сохранить». Впоследствии черновик может быть отредактирован, сохранен повторно или после заполнения обязательных атрибутов отправлен на согласование.

Все созданные в Системе доверенности (включая в статусе «Черновик») отображаются в журнале «Доверенности».

В случае нажатия кнопки «Отмена» форма создания закрывается без сохранения доверенности в Системе.

Карточка доверенности с виджетами 

После первого сохранения или отправки в работу карточка отображается в соответствии с действующими настройками страницы данного типа.

Стандартный дашборд карточки Довренности имеет вкладки:

«Основное». Виджеты на ней расположены в две колонки:
- Колонка 1 (широкая):
- - «Стадии»;
  - «Мои задачи»;
  - «Свойства»;
  - «Комментарии».
- Колонка 2 (узкая):
  - «Статус»;
  - «Все задачи»;
  - «Действия»;
  - «Связи документа»;
  - «Электронная подпись».
«Предпросмотр». Одна колонка с виджетом «Предпросмотр», расположенным во всю ширину.
«История». Виджеты на ней расположены в две колонки:
- Колонка 1 (широкая):
  - «История событий».
- Колонка 2 (узкая):
  - «Журнал версий».
«Документы». Одна колонка с виджетом «Документы», расположенным во всю ширину. В виджете «Документы» настроены для отображения типы:
1. «Прочее» - предусмотрено множественное заполнение;
2. «Доверенность на подписание»;
3. «Скан-копия доверенности»;
4. «Скан-копия отзыва доверенности»;
5. «Отзыв доверенности».

Основные виджеты карточки и их назначение:

«Стадии» визуализирует прохождение стадий документа. Стадии представляют собой сгруппированные статусы.
«Мои задачи» служит для отображения текущего действия задачи по данному документу у просматривающего его пользователя и варианты их завершения.
«Свойства» предназначен для отображения атрибутов карточки и их значений.
«Комментарии» - общий комментарий. Предназначен для ввода и отображения истории ввода комментариев для задачи в целом. Является инструментом обратной связи в цикле обработки выявленных отклонений.
«Статус» отображает текущий статус документа (определяется системой автоматически, не доступен для редактирования пользователем).
«Все задачи» служит для отображения задач по данному документу и их исполнителей.
«Действия» содержит перечень доступных действий с документом на данном статусе.
«Связи документа» используется для установки связей данного документа с другими в системе и отображения установленных связей.
«Электронная подпись» содержит информацию об ЭЦП, которой был подписан документ, например:
«История» служит для отображения событий таких, как создание, обновление, смена статуса документа с фиксацией даты и времени их происшествия, участников и комментариев.
«Документы» служит для загрузки сопутствующих документов.

Работа с доверенностью на различных статусах 

Перейти к доверенности в любом статусе можно одним из трех способов:

открыв задачу в Журнале «Текущие задачи»;

открыв документ в Журнале «Доверенности»;

перейдя по ссылке из полученного уведомления.

Подробно о задачах.

Согласование 

Группы согласующих (Согласующие доверенностей, Дополнительные согласующие) назначаются динамически - последовательно или параллельно в зависимости от выбранного вида доверенности и указанного лимита. См. Маршруты.

В статусе «На согласование» доступны следующие варианты завершения задачи:

«На доработку» - отправить Инициатору на доработку, если в доверенности есть спорные вопросы. Внесите комментарий. Доверенность переходит в статус «Доработка». Инициатору доверенности будет отправлено уведомление.
«Согласовать» - для формата «Машиночитаемая» доверенность переходит в статус «На подписании ЭЦП», для формата «Бумажная»- «На утверждении». Исполнителю задачи будет отправлено уведомление.

Подписание ЭЦП 

Только для формата доверенности «Машиночитаемая».

Задача «Подписание ЭЦП» назначается на подписанта, выбранного в разделе «Сведения о доверителе». В статусе «На подписании ЭЦП» доступны следующие варианты завершения задачи:

«На доработку» - отправить Инициатору на доработку, если в доверенности есть спорные вопросы. Внесите комментарий. Доверенность переходит в статус «Доработка». Инициатору доверенности будет отправлено уведомление.
«Подписать» - доверенность переходит в статус «На утверждении». Исполнителю задачи будет отправлено уведомление.

Информация об ЭЦП будет отражена в виджете «Электронная подпись».

Доработка 

Доработка доверенности доступна Инициатору.

В статусе «Доработка» Инициатору доступны следующие варианты завершения задачи:

Инициатор изучает замечания, оставленные Согласующим в поле Комментарий, оценивает целесообразность доработки доверенности. Используя действия «Редактировать свойства», вносит изменения и выносит решение:

«Аннулировать» - если доработка доверенности оказывается нецелесообразной. Внесите комментарий. Доверенность переходит в статус «Аннулирована».
«Выполнено» - если Инициатор выполнил доработку доверенности. Доверенность возвращается в статус, с которого была отправлен в доработку. Исполнителю задачи будет отправлено уведомление.

Утверждение 

Доверенность утверждают сотрудники группы «Регистраторы доверенностей». В статусе «На утверждении» доступны следующие варианты завершения задачи:

«На доработку» - отправить Инициатору на доработку, если в доверенности есть спорные вопросы. Внесите комментарий. Доверенность переходит в статус «Доработка». Инициатору доверенности будет отправлено уведомление.
«Выполнено» - Доверенность переходит в статус «Направлена Представителю». Исполнителю задачи будет отправлено уведомление.

В виджете «Документы» можно загрузить скан-копию доверенности.

Получение 

Задача «Получение» назначается на сотрудника, выбранного в разделе «Сведения о представителе».

В статусе «Направлена Представителю» доступны следующие варианты завершения задачи:

«Выполнено» - Доверенность получена. Доверенность переходит в статус «Действует».

Отзыв доверенности 

Действие доступно пользователям, входящим в группу «Регистраторы доверенностей» в статусе доверенности «Действует».

При активации действия статус меняется на «Отзыв доверенности», автоматически текущей системной датой заполняется атрибут «Действует до»:

Сотрудники группы «Регистраторы доверенностей» указывают комментарий и выносят по задаче решение «Выполнено»:

Доверенность переходит в статус «Не действует».

Автоматический присвоение статуса «Не действует»

Когда дата, указанная в поле «Действует до» становится меньше текущей даты, статус доверенности автоматически изменяется на «Не действует».

Уведомления 

Стандартное уведомление о назначении задачи. Например:

Кроме стандартных уведомлений о назначении задачи, есть еще уведомления за 20 дней до окончания срока действия доверенности. В случае, если на момент оформления доверенности до окончания срока действия менее 20 дней (уж не знаю бывают ли такие доверенности в реальной жизни), то такое уведомление тоже отправляется.

Действия, доступные с доверенностью 

Для бумажной доверенности:

Скачать в PDF - загрузить сгенерированную доверенность в формате pdf

Для машиночитаемой доверенности:

Скачать - загрузить доверенность в формате doc
Скачать в PDF - загрузить сгенерированную доверенность в формате pdf
Выгрузить в XML - выгрузить файл МЧД в формате xml

Создать поручение 

Cоздать поручение можно из карточки документа, выбрав действие «Создать поручение». См. подробно Создание поручения из карточки